Приложение N 2

Это бланк строгой отчетности

Каждый вкладыш не просто имеет графы для внесения фамилии и имени работника, но и обладает серией и номером, который присвоен каждому экземпляру, что подразумевает принадлежность вкладышей к бланкам строгой отчетности, о чем сказано в п.42 Постановления №225.

Соответственно, каждый приобретенный предприятием либо выданный работнику экземпляр вкладыша подлежит регистрации в специальном журнале, который отражает движение книжек и вкладышей к ним и соблюдение определенных требований при хранении.

Что делать, если выявлена подделка трудовой книжки. Читайте в нашей статье.

Как восстановить трудовую книжку если есть ксерокопия? Смотрите тут .

Бланк трудового документа, как правильно заполнять приходно-расходную книгу

Министерство РФ Объединение «ГОЗНАК» разрабатывает данные бумаги, распечатывает и рассылает по специальным учреждениям, где их продают по спец. цене. Каждая компания обязана иметь в своем распоряжении данные документы. Продавать копии трудовой книжки могут юридические лица, а также частные предприниматели-распространители. Компании сами составляют договор и им поставляют бланк трудового документа в необходимом количестве. Стоимость изделий невысокая. Каждый работодатель по закону обязан иметь в компании новые трудовые книжки. Работник приходит трудоустраиваться в первый раз, ему представляют документ, он его обязан оплатить. Оплата за формуляр трудовой книжки производится сразу в день поступления на работу, либо могут вычесть из зарплаты определенную сумму.

В каких случаях бланк трудовой не обязательно оплачивать ?

Существуют некоторые правила, по ним работник имеет право не оплачивать документ. К таким случаям относится порча документа. Работник один раз заплатил за книжку, а значит, ему должны предоставить вторую книжку бесплатно. Если работник не виноват в порче имущества, тогда не несет ответственности, в том числе материальной. Также, если работодатель потерял сразу несколько книжек и теперь обязан восстановить документа. Утеря или порча документов благодаря несчастному случаю, также не накладывает отпечаток на работника. Именно с организации в этом случае взимается плата за новые бланки. Бланк трудовой оплачивает работодатель. В компании обязательно должен находиться сотрудник ответственный за ведение трудовых книжек. Это ответственное лицо должно следить, сколько документов есть в компании. Ведется строгий учет и в конце месяца отчет сдается в бухгалтерию. Бухгалтер должен знать, сколько именно финансов было выплачено за книжки и вкладыши.

Бланк трудовой, правила уничтожения

Если кадровый работник сделал какие-то грубые ошибки или опечатки в копии трудовой книжки, то обязательно испорченные бумаги уничтожаются. Для того чтобы уничтожить бумаги, необходимо вначале составить акт-приказ, доказывающий, что действительно бланк или вкладыш был испорчен и подлежит уничтожению. Чтобы доказательство было сделано не только письменно, но так же необходимы физические доказательства. Просто вырезать серию и номер испорченного документа и вклеить в приказ. Чтобы не происходило таких мер, которые портят репутацию сотрудника, влекут за собой лишнюю труту времени, необходимо лист трудового документа заполнять верно. Также верно заполнять вкладыш. Каждая книжка и вкладыш должны быть занесены в специальный журнал, в нем уполномоченное лицо собирает информацию обо всех документах. Рассмотрим, каким образом происходит эта процедура, узнаем какие новшества были введены для упрощения ведения журнала? Стало ли проще вести журнал? Какой именно должна быть приходно-расходная книга по учету трудовых книжек?

В какую книгу вносят данные, в какой последовательности бланк трудовой вносится в журнал

Какой должна быть книга? Обязательно в твердом переплете (обложке). Такой фактор обязателен, потому что журнал будут хранить несколько лет, пока он не закончиться, потом его перенесут в архив. За продолжительное время, обложка может испортиться и соответственно внутренние страницы тоже. Страницы трудовой книжки нумеруют. Прошнурована и опломбирована. Пломба вклеивается с обратной стороны журнала на последней обложке. Под пломбу укладывают концы суровой нити, которой производили шнуровку. Также на заднюю обложку вклеивают специальный бланк, на нем указывают, сколько всего страниц содержит журнал. Далее печать и роспись руководителя и главного по ведению. Бланк трудового документа, а также вкладыши, их реквизиты, вписываются в специальные разделы. На фото 1 можно посмотреть, как выглядят основные графы с наименованиями, не сложно догадаться какие записи вносятся в каждую из этих граф. Книга содержит информацию, в которой описано, как правильно хранить трудовые, вкладыши, кто обеспечивает работодателей данными бумагами. Также в ней можно узнать такую информацию, как составлять отчет о наличии книжек и вкладышей. Как написать заявку на приобретение документов? Как составить акт указанием удаления испорченных бумаг? Составление приказа, на ведение журнала указывается главный по книге. Как правильно вести саму книгу. Вся эта информация присутствует, кадровый работник должен ее знать наизусть.

Когда оформляется вкладыш в трудовую книжку

Кроме того, вкладыш оформляется также в следующих случаях:

  • раздел еще не закончился, но при заполнении трудовой книжки работодатель понимает, что на последнем развороте слишком мало места, чтобы поместить необходимую запись. В таком случае возможно оставить одну-две строки пустыми и новую запись оформлять уже во вкладыше;
  • работодатель начал вносить запись, однако уже в процессе понял, что полностью она не помещается. Не возбраняется продолжить запись во вкладыше.

Работодателям необходимо помнить, что все записи в трудовой книжке производятся полностью, без каких-либо сокращений и вносятся в разделе под порядковыми номерами. Кроме того, если в трудовой книжке закончился раздел «Сведения о работе» нельзя залазить при заполнении в раздел «Сведения о награждении». Каждый раздел предназначен для отражения определенного типа сведений.

Как оформлять вкладыш в трудовую книжку правила заполнения вкладыша

Инфо

Далее нужно зарегистрировать сведения о начале использования вкладыша в специальной книге учета, которая ведется по форме, утвержденной приложением № 3 к постановлению Минтруда от 10.10.2003 № 69. Где можно скачать образец вкладыша? Наши специалисты подготовили для вас заполненные формы вшиваемого в трудовую книжку вкладыша

Важно

Скачать образец заполнения вкладыша в трудовую книжку Итоги Трудовое законодательство РФ требует от кадровых служб российских фирм-работодателей использования в определенных случаях вкладышей в трудовых книжках. При этом вкладыши и основной документ должны быть объединены физически — путем сшивания, а также юридически — посредством проставления необходимых реквизитов на книжке и регистрации данных о вкладыше в специальной книге учета.

Однако дополнительные листы могут быть вшиты в книжку по окончании заполненного раздела.

Пришить вкладыш. Для этого он раскрывается посередине, в сгибе делаются 4 прокола.
Такие же симметричные 4 прокола делаются в трудовой на месте вшивания вкладыша. Через проколы пропускается крепкая нитка, концы выводятся наружу, завязываются на узел.

По вопросу фиксации узелка вшитого вкладыша существует несколько различных рекомендаций

Внимание

Одни работодатели никак не фиксируют узел. Другие наклеивают на концы нити бумажную этикетку с текстом: «прошито и скреплено печатью»

Третьи предлагают даже зафиксировать узел сургучной печатью.

Однако стоит напомнить, что законодательных требований к процедуре вшивания вкладыша в трудовую нет, поэтому можно использовать любой из способов, исходя из рациональности и удобства дальнейшего заполнения трудовой.

  • 1 Нужно ли вшивать вкладыш в трудовую книжку?
  • 2 Как подшить вкладыш в трудовую книжку?
  • 3 Как прошить вкладыш в трудовую книжку и не допустить типичных ошибок?
  • 4 Как вшить вкладыш в трудовую книжку — видео

Нужно ли вшивать вкладыш в трудовую книжку? Порядок заполнения и оформления трудовых книжек отражен в Правилах, утвержденных Постановлением Правительства от 16.03.2003 № 225. В п.
Это связано с тем, что на титульную страницу вкладыша необходимо написать актуальные на момент заполнения данные. Для этого можно попросить, чтобы сотрудник заполнил анкету, в которой необходимо будет указать семейное положение, данные паспорта, сведения об образовании.

Заполнить титульный лист, внеся:

— Ф.И.О. работника на момент заполнения вкладыша; — дату его рождения; — образование; — специальность

— дату заполнения вкладыша (обратите внимание, именно вкладыша, а не трудовой)

  • Поставить свою подпись, подтверждая правильность заполнения и печать предприятия, аналогично заполнению трудовой.
  • Пронумеровать страницы, продолжая нумерацию трудовой.
  • Вшить в трудовую.
  • Поставить на титульной странице в верхней части над записями штамп «Выдан вкладыш» и в соответствующих полях вписать серию бланка и его номер.

В таком случае владельцу книжки следует обратиться на прежнее место работы с просьбой проставить все необходимые печати. Если по какой-то причине вкладыш не был подшит к трудовой, и он был утерян, отдел кадров обязан выдать дубликат вкладыша.

Оформляется и выдается он аналогично дубликату трудовой. Во вкладыш может быть внесен как общий стаж, так и записи, перенесенные на основании приказов о приеме на работу и увольнении.

Дубликат также подшивается к трудовой. Инструкция к вшиванию (видео) Документ вшивается в книжку, поскольку нельзя приклеивать или скреплять степлером, скрепками. Лучше всего прошить его нитками вручную или при помощи специальной швейной машинки.

Для того чтобы вшить вкладыш, необходимо:

  1. Открыть бланк посередине и сделать проколы во вкладыше шилом. Это позволит не повредить книжку при прошивании. Лучше всего сделать около 4 – 5 проколов для надежности скрепления.

То есть если работник заводит вторую трудовую книгу, то автоматически он начинает противоречить главному акту нашей страны о труде. Также стоит помнить о том, что ведение второй трудовой книжки может быть расценено как подделка документов и такая практика в последние годы встречается довольно часто.

Да и пенсионный фонд при подсчете вашего общего трудового стажа примет у вас только одну трудовую. Поэтому вопрос о ом можно ли использовать вместо бланка трудовую книжку отпадает сам сбой.

Заключение Настоящий работник отдела кадров (об ответственном за трудовые книжки — тут) должен разбираться во многих тонкостях и быть готовым к любым событиям

Поэтому если вы являетесь сотрудником отдела кадров, уделите этой статье пристальное внимание. Также, если вы работник и видите, что скоро ваша трудовая книжка закончится – также не проходите мимо этого материала

Как вшить вкладыш в трудовую книжку

Как только оформление вкладыша завершено, ответственный сотрудник работодателя должен вшить его в трудовую книжку работника для того, чтобы он стал активным. Трудовое законодательство не даёт каких-либо подробных разъяснений по корректному выполнению этого действия, и это приводит к тому, что отдел кадров просто руководствуется опытом ведения аналогичных процедур в адрес других сотрудников.

Таким образом, ответственные лица вшивают вкладыш одним из следующих способов:

  • В начале документа, который требуется оформить, сразу после первого форзаца трудовой книжки сотрудника, что создаёт удобство при чтении именно вкладыша, не отвлекаясь на изучение старых записей в первоначальном документе.
  • В середине ТК, так как это наиболее удобно для вшивания в техническом плане, однако может вызвать неудобства заинтересованного в сотруднике лица при чтении документа.
  • В конце ТК, сразу перед последним форзацем, и это также удобно для изучения, так как вкладыш являет собой логическое продолжение оригинальной книжки.

Важно! Технически правильно оформляемый вкладыш не может быть вклеен, так как это действие оставляет риск разъединения двух документов со временем, что автоматически влечёт за собой утрату действия каждого из них. Так, все вкладыши, как правило, пришиваются обычными хлопковыми нитками и сапожной иглой, без использования сложных технических приспособлений

В заключение следует сказать, что год от года человек накапливает свой трудовой стаж, и это означает, что ему всё труднее будет его восстановить при утрате ТК, а понадобиться он может не только при попытке трудоустройства на иное предприятия, но также и при выходе на пенсию для окончательного рассмотрения ежемесячного пенсионного обеспечения. Так, процесс восстановления трудового стажа невероятно затратный, долгий и требующий большого количества усилий для каждого человека, имеющего богатый опыт работы.

Вшитый в ТК вкладыш

В то же время вкладыш также имеет большую ценность для будущего гражданина, поэтому к данным документам надо относиться с предельным вниманием, осторожностью и беречь их от любых внешних воздействий, а также от утраты. Кроме того, гражданину следует обратиться к нотариусу и сделать заверенные копии всех листов обоих документов для домашнего хранения, что даст возможность выполнения дальнейших действий по трудоустройству даже в случае утери или уничтожения оригинальной ТК

Зачем нужен

Конечно, в большинстве случаев книги о труде хватает для внесения записей на протяжении всей трудовой деятельности, ведь для подобных записей предусмотрено 20 разворотов, предназначенных только для внесения сведений о работе, но ведь жизненные обстоятельства бывают разные.

Допустим, проработав на одном предприятии 20 лет можно исписать половину книжки, в случае неоднократных переводов, повышения разрядов, реорганизаций и слияний, а уж при постоянной смене работодателей книжка закончиться еще быстрее.

И учитывая, что в соответствии с законом работник может иметь оговоренный документ только в одном экземпляре, либо дубликат при ее утере, вкладыш заводится в случае окончания основной книжки, выступая в качестве продолжения и дополнения, который подкрепляется к оконченному экземпляру книги о труде, и соответственно хранится и предъявляется только вместе с ним.

Порядок ведения журнала

Существуют строгие правила ведения такого документа.

У каждой компании должно быть достаточное число бланков трудкнижек и вкладышей к ним.

Если ответственное за их выдачу лицо предполагает, что незаполненных документов может оказаться недостаточно, то он обязан уведомить об этом руководство в заявительной форме.

Наличие учетного Журнала для бланков трудкнижек и вкладышей обязательно для каждого предприятия, в котором используется наемный труд. Такой журнал, наравне с бланками, выступает документом строгой отчетности. Поэтому они должны храниться в сейфе.

Хранение

К журналу не должно быть доступа третьих лиц. Даже если на рабочем месте отсутствует работник, ответственный за внесение записей.

Деньги за получение нового бланка трудовой и вкладыша вносит сотрудник, получивший такой персонифицированный документ (взимание денег за выдачу производят по п. 47 Правил № 225).

Как отчитываться

Каждый месяц ответственное за учет бланков лицо должно документально отчитываться о:

  • числе имеющихся незаполненных бланков;
  • количествах полученных на руки;
  • объемах средств, полученных за выдачу оформленных документов.

Выдача бланка производится за счет предприятия, если документ:

  • имевшийся на хранении в компании был утрачен иными работниками, отвечавшими за его сохранность;
  • утерян, уничтожен из-за чрезвычайных обстоятельств (производственной аварии, хищения документов из сейфа компании, пожара, стихийного бедствия).

Важно! Если документ уничтожен — составляется акт, в который нужно вклеить данные для идентификации. Для этого нужно вырезать поля с номером и серией уничтоженного документа

Ведение журнала

Заводская пломба — фиксатор одного из концов шнура от журнальной прошивки. Расцеплять, удалять страницы, заменять их на новые — возбраняется.

Требования к заполнению:

  • формуляры заполняются авторучкой с пастой,
  • записи вносятся поочередно, разборчиво, без помарок,
  • новую запись производят в день поступления/приема на учет бланков и вкладышей к трудкнижкам или при выдаче такого документа лицу, нуждающемуся в нем,
  • испорченный бланк трудовой (в процессе заполнения которого была допущена помарка либо ошибочно внесены ложные ведения), подлежит обязательной утилизации.
  • ограниченным доступом.

Важно! Заполнять журнал вправе лишь ответственное за этот процесс лицо. Ставить заверительную подпись имеет право только руководство предприятия

Выполнение заверения даже доверенным лицом руководителя расценивается как административный деликт

Ставить заверительную подпись имеет право только руководство предприятия. Выполнение заверения даже доверенным лицом руководителя расценивается как административный деликт.

Несоблюдение вышеперечисленных требований может повлечь привлечение юрлица и его руководства к юридической ответственности, включая административную.

Размер штрафов составляет:

  • для должностного лица — от 500 до 5 тыс. руб.;
  • для юрлиц — 30–50 тыс. рублей (для организации).

Посмотрите видео об учете и хранении трудовых книжек

Типичные ошибки

Самой распространенной ошибкой при заполнении вкладыша, конечно является неправильное внесение паспортных данных либо образования, в этом случае, как было сказано выше, вкладыш считается испорченным и заводится новый бланк.

Также достаточно распространена ошибка, когда данные вносятся на слух, то есть без сверки с паспортом либо документами об образовании, что приводит к неверным данным.

Возникают ошибки и при внесении подписи кадровика на титуле. Ведь внизу отдельной строчкой сказано, что подпись должна быть разборчивой и, тем не менее, данное правило игнорируется, что приводит к дополнительной работе по заведению нового бланка.

Достаточно часто допускается и еще одна ошибка.

Печать предприятия налагается на подпись самого работника, хотя это считается нарушением, ведь и для печати, и для росписи работника отведено отдельное место.

Еще одной ошибкой является внесение записи об исправлении либо изменении фамилии без заверения записи печатью, что опять же является нарушением, ведь без печати подобная запись является недействительной.

Как оформляется доверенность на получение трудовой книжки при увольнении. Узнайте из нашей статьи.

Как проверить сотрудника при приеме на работу? Информация — здесь .

Инструкция по оформлению вкладыша

Заполнение трудовой книжки ведётся сотрудником отдела кадров предприятия-работодателя. В бланке, в соответствии с назначением каждой графы вписываются следующие сведения о сотруднике и его основных местах работы:

  • На первой странице указываются Ф. И. О. обладателя документа, дата его появления на свет, сведения о полученном образовании и присвоенной квалификации, в соответствии с которой он трудоустраивается на предприятии. В конце главного разворота фиксируется ЧЧ.ММ.ГГГГ заполнения документа, а также подпись сотрудника отдела кадров и фирменный штамп юрлица.
  • Следующие страницы содержат в себе графы, в которых указывается порядковый номер, дата кадровой операции с сотрудником, сведения о приёме на работу или освобождения от занимаемой должности, информация о повышениях, переводах, награждениях и премиях.

Важно! Ввиду того, что вкладыш является смысловой пролонгацией трудовой книжки, все номера, с которых начинается документ, проставляются не с цифры 1, а со следующего за последней записью числа. В случае, если сотруднику требуется несколько вкладышей из-за слишком большого количества записей, их количество законом не ограничивается

Документ считается действительным только в том случае, если он физически прикреплён к ТК, а также имеет штамп работодателя.

Действующим трудовым законодательством также оговорены требования к штампу, которые необходимо проставлять в каждом новом документе, в частности:

  • Прежде всего печать в документе должна отчётливо читаться и в то же время не загораживать собой оставшиеся под ней записи.
  • Если предприятие или ИП не имеют собственного фирменного штампа, его можно заменить подписью и регалиями руководителя компании.
  • В установленном на законодательном уровне регламенте говорится, что печать может быть проставлена только синим цветом.

Важно! Печать, устраиваемая на титульном листе, принадлежит только тому предприятию, которое выдало документ для сотрудника. На всех прочих местах работы во вкладыше ставится печать только под записями о приёме на работу, увольнении и прочих изменениях в статусе сотрудника

Как вшить вкладыш в трудовую книжку образец

В противном случае, бухгалтерия не имеет права удерживать какие-либо суммы.

Подтверждения выдачи и использования бланка.

Стоит обратить внимание, что далеко не все организации требуют от своих сотрудников написания такого заявления. Это зависит, прежде всего, от руководства

Если от вас не требуют заявления – не стоит спешить его писать.

Руководителю же, в случае, если работник сам изъявит желание написать заявление, также не стоит отказывать ему. Как оформляется? Порядок оформления и ведения вкладыша регламентируется 5 разделом Постановлением Правительства РФ № 255, в котором отражен единый порядок ведения документа:

  • Кадровый работник должен проверить, что полученный вкладыш совпадает с утвержденной Трудовым кодексом формой.
  • Затем необходимо проверить данные сотрудника – не получал ли он дополнительного образования, не менял ли фамилию, паспорт.

Вкладыш в трудовую книжку

Для начала предлагаем определиться с тем, что же представляет собою процедура оформления вкладышей. Как мы уже говорили, порой того объема, который предложен изначально не хватает. В такой ситуации, государством предложена специальная система по включению дополнительных листов в уже существующую трудовую книжку, при этом не меняя ее содержания и ранее записанной информации.

Одним из наиболее важных нюансов в таком процессе стает то, что сами вкладыши имеют специальную форму. Это означает, что государством предусмотрены специального рода листы, которые должны прикрепляться к трудовой книжке. То есть, работодатель или работник не может самостоятельно выбрать формат дополнений и вставить их в трудовой документ. Все вкладыши, которые не соответствуют нормам Закона, будут считаться просто недействительными.

Довольно часто проблемой у работников кадрового отдела стает незнание специфичности ведения трудовой документации. Так, по общим правилам в книжку нельзя вносить никаких поправок, зачеркивать или исправлять ранее внесенный материал. В случае недостаточности места и используются вкладыши. Все данные, которые были не верно внесены должны быть аннулированными, а правильная информация закреплена во вкладыше.

Сам по себе вкладыш не имеет никакого юридического значения. То есть, в соответствии с нормативно – правовыми актами дополнения такого рода будут действительны только в том случае, когда они будут идти вместе с самой трудовой книжкой.

Еще одним довольно часто задаваемым вопросом стает процедура заполнения такого дополнения. Стоит отметить, что принципы ведения таких листов ничем не отличаются от характера внесения ведомостей в саму трудовую книжку. То есть, здесь действуют те же нормы, что и для заполнения основных страниц.

Должна ли быть голограмма

В соответствии с Приказом Министерства финансов РФ № 117н и книжка, и вкладыши к ней имеют специальную степень защиты, то есть голограмму, но в то же время, ни порядок оформления оговоренных документов, ни место расположения защиты на законодательном уровне не утверждены, к тому же нигде в законодательной базе не указано, что книга о труде и ее дополнения считаются недействительными без голограммы.

Следовательно, вопрос о нанесении голограммы на оговоренные документы решается на усмотрения работодателя.

К тому же, следует учитывать тот факт, что голограмма не реализуется в свободной продаже, а выдается работодателям вместе с приобретенными бланками книжек и вкладышей к ним для последующего вклеивания в бланки для предотвращения подделывания данных о трудоустройстве либо увольнении .

То есть работодатель волен сам избирать степень доверия к своим работникам и решать, вносить ли ему голограмму только в книгу о труде либо еще и во вкладыш к ней.

Список источников

  • spmag.ru
  • www.sraboty.ru
  • shtrafsud.ru
  • pravostoriya.ru
  • ipya.ru
  • pbcns.ru
  • IPprof.ru

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *