Ведение трудовых книжек

Правила хранения трудовых книжек на предприятии

К вопросу учета и хранения необходимо подходить не менее внимательно, чем к вопросу ведения. Для учета на предприятиях кадровики ведут:

• книгу учета движения этих документов;
• приходно-расходная книга.

Особое внимание уделяется приходно-расходной книге. С ее помощью осуществляется учет всех бланков трудовых книжек, а также ее вкладышей

В этой книге необходимо соблюдать нумерацию, все бланки необходимо прошнуровать, а также заверить подписью и печатью.

Постановление правительства о порядке хранения трудовой книжки

В шестом разделе постановления правительства устанавливаются правила по учету и хранению. Считается, что трудовые книжки являются документацией строгой отчетности. Должен быть выбран человек, который будет ответственен за их ведение. Это лицо ежемесячно обязано ежемесячно подготавливать отчет о бланках и вкладышах этих книг.

Если во время заполнения бланки, были испорчены, то их необходимо уничтожить. Хранение этого документа будет осуществляться работодателем, если при увольнении сотрудник ее не получил. Сохраняться трудовая книжка будет на рабочем месте, пока уволенный работник не затребует ее. Каждый работодатель всегда должен следить за тем, чтобы нужное количество бланков и вкладышей всегда было в наличии.

Порядок выдачи трудовых книжек в 2018

Если случилось увольнение сотрудника, то работодатель должен проверить, чтобы напротив всех записей, внесенных им, стояли его подписи. Выдача осуществляется непосредственно в день увольнения. Если выдача будет просрочена работодателем по его же вине, то у него возникнет обязательство по возмещению работнику заработка за дни задержки. Соответственно и день увольнения перенесется до даты выдачи.

Если сам работник не приходит за документом, то нужно ему отослать уведомление. Отправлять по почте его можно будет исключительно при согласии сотрудника. При смерти работника документа отдается родственникам. От одного из них необходимо получить расписку о получении. Если есть заявление родственника, то можно отправить трудовую книжку по почте.

ТÑÑдовÑе книжки ÑледÑÐµÑ ÑÑаниÑÑ Ð² ÑиÑме
как докÑменÑÑ ÑÑÑогой оÑÑеÑноÑÑи и лÑÑÑе вÑего в неÑгоÑаемом ÑейÑе.
ÐÑли Ñакой возможноÑÑи Ð½ÐµÑ — Ñо в ÑкаÑÑ, запиÑаÑÑемÑÑ Ð½Ð° клÑÑ. Ðо
оконÑании каждого меÑÑÑа ÑоÑÑÑдник, оÑвеÑÑÑвеннÑй за ведение ÑÑÑдовÑÑ
книжек, должен пÑедÑÑавиÑÑ Ð² бÑÑгалÑеÑÐ¸Ñ ÐТЧÐТ Ð ÐÐÐÐЧÐÐ ÐÐÐÐÐÐРи о
ÑÑммаÑ, полÑÑеннÑÑ Ð·Ð° оÑоÑмленнÑе ÑÑÑдовÑе книжки и вкладÑÑи, Ñ
пÑиложением пÑиÑодного оÑдеÑа (п. 42 лÐÑавил ÑÑеÑа и ÑÑÐ°Ð½ÐµÐ½Ð¸Ñ ÑÑÑдовÑÑ
книжек»).

ТÑÑдовÑе книжки и дÑбликаÑÑ, не
полÑÑеннÑе ÑоÑÑÑдниками пÑи ÑволÑнении, ÑÑанÑÑÑÑ Ð² ТÐЧÐÐÐÐ ÐÐУХ ÐÐТ Ð
кадÑовой ÑлÑжбе оÑделÑно Ð¾Ñ Ð¾ÑÑалÑнÑÑ ÑÑÑдовÑÑ ÐºÐ½Ð¸Ð¶ÐµÐº. ÐоÑле ÑÑого
невоÑÑÑебованнÑе ÑÑÑдовÑе книжки ÑÑанÑÑÑÑ Ð² аÑÑиве ÑиÑÐ¼Ñ Ð² ТÐЧÐÐÐÐ 50
ÐÐТ, а заÑем ÑниÑÑожаÑÑÑÑ (п. 43 лÐÑавил ÑÑеÑа и ÑÑÐ°Ð½ÐµÐ½Ð¸Ñ ÑÑÑдовÑÑ
книжек»).

ÐазнаÑение оÑвеÑÑÑвенного за ÑабоÑÑ Ñ ÑÑÑдовÑми книжками
оÑоÑмлÑеÑÑÑ Ð¿Ñиказом ÑÑководиÑÐµÐ»Ñ ÑиÑÐ¼Ñ Ð² Ñвободной ÑекÑÑовой ÑоÑме.
Ðак пÑавило, ÑÑи обÑзанноÑÑи возлагаÑÑÑÑ Ð½Ð° ÑоÑÑÑдника кадÑовой ÑлÑжбÑ,
иногда на ÑекÑеÑаÑÑ Ð¸Ð»Ð¸ бÑÑгалÑеÑа.

Трудовая книжка при приеме на работу

Если работник принимается на работу и уже имеет трудовую книжку, лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, остается лишь внести в нее необходимые записи. Согласно ч. 3 ст. 66 ТК РФ работодатель (за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, если работа у этого работодателя является для работника основной. Буквальное толкование данной нормы позволяет не вносить в трудовую книжку работника, проработавшего менее пяти дней, запись о приеме на работу. Однако это не означает, что с работником можно не заключать трудовой договор, поскольку согласно ст. 67 ТК РФ трудовой договор, не оформленный в письменной форме, подлежит оформлению не позднее трех рабочих дней со дня фактического допущения работника к работе.

Если же работник впервые поступает на работу, согласно п. 8 Правил оформление трудовой книжки осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу. У кадровиков часто возникает вопрос: кто должен покупать трудовые книжки — работник или работодатель? В соответствии с п. п. 44 и 47 Правил это должен делать работодатель, а именно он обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее и при выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее взимает с него плату, размер которой определяется размером расходов на их приобретение. Данное положение законодательства Определением ВС РФ от 06.09.2007 N КАС07-416 было признано не противоречащим нормам ТК РФ.

Если же имели место массовая утрата работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций, неправильное первичное заполнение трудовой книжки или вкладыша в нее или их порча не по вине работника, стоимость испорченного бланка оплачивается работодателем (п. п. 34, 48 Правил).

Вкладыш в трудовую книжку выдается, если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов. Согласно п. 38 Правил вкладыш должен вшиваться в трудовую книжку и без нее недействителен. При этом в трудовой книжке (как правило, на странице с личными данными сотрудника) ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» (а в случае отсутствия его делается аналогичная запись) и указываются серия и номер вкладыша (п. 39 Правил).

Иногда у кадровиков возникает другой вопрос: нужно ли вновь поступившему на работу гражданину заводить трудовую книжку нового образца (введен в действие с 01.01.2004), если у него имеется книжка старого образца? Пунктом 2 Постановления N 225, которым были введены в действие новые трудовые книжки, установлено, что имеющиеся у работников трудовые книжки ранее установленного образца действительны и обмену на новые не подлежат. Поэтому если работник был принят на работу в промежуток времени с 01.01.1975 (дата, когда было введено в действие Постановление Совмина СССР и ВЦСПС от 06.09.1973 N 656 «О трудовых книжках рабочих и служащих») до 01.01.2004, записи необходимо производить в прежней трудовой книжке, но по правилам, установленным Постановлениями N 225 и N 69. Когда же один из разделов трудовой книжки образца 1973 г. будет полностью заполнен, работнику выдается вкладыш в трудовую книжку образца 2004 г. Если же работник поступает на работу впервые после 01.01.2004 и при этом предъявляет для заполнения трудовую книжку образца 1973 г., такой документ считается недействительным, и работнику необходимо выдать книжку нового образца.

Бывают случаи, когда кадровики отказываются принимать трудовые книжки по причине отсутствия на титульном листе печати организации, выдавшей трудовую книжку, либо в связи с неточностью или некорректностью отдельных записей. Считаем, что такой отказ неправомерен, поскольку ответственность за неправильное оформление трудовой книжки несет работодатель, а не работник. Но вместе с тем данная неточность не может быть устранена новым работодателем, поскольку п. 2.2 Инструкции установлено, что первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает также лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации (печать кадровой службы), в которой впервые заполнялась трудовая книжка. Работникам во избежание затруднений при подаче документов в Пенсионный фонд рекомендуем обратиться по первому месту работы для проставления печати на титульном листе, если организация еще существует, или получить в архиве документ о ликвидации данной организации.

На работу принят совместитель

Статьей 65 ТК РФ установлено, что при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю трудовую книжку. Исключение составляют случаи, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства. Пунктом 20 Правил установлено, что по желанию работника сведения о работе по совместительству (об увольнении с этой работы) вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству, — копии приказа о работе по совместительству, заверенной подписью руководителя организации или уполномоченного им лица и печатью. Порядок внесения записи установлен п. 3.1 Инструкции:

• в графе 1 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки ставится порядковый номер записи;
• в графе 2 — дата приема на работу в качестве совместителя;
• в графе 3 — запись о принятии или назначении в качестве совместителя в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве существенного), наименования должности, специальности, профессии с указанием квалификации;
• в графе 4 — наименование документа, на основании которого внесена запись, со ссылкой на его дату и номер.

В таком же порядке производится запись об увольнении с этой работы.

Отметим особенность оформления записи о работе по совместительству: поскольку запись по основному месту работы вносится на основании документов сторонней организации, в графе 4 делается ссылка на документ с указанием наименования организации. Например: «Приказ МДОУ «Детский сад N 1″ от 15.10.2009 N 16».

До настоящего времени так и не разрешен в законодательстве вопрос о том, как поступать кадровику, если работник с основного места был уволен, но продолжает работать по совместительству, а запись о работе по совместительству была внесена в трудовую книжку. Возможны два варианта действий, не противоречащие законодательству:

1. Увольнение работника с работы по совместительству и заключение с той же организацией трудового договора как с основным работодателем. При этом работнику выплачивается компенсация за неиспользованный отпуск или удерживаются суммы за отпуск, предоставленный авансом. Заключение же нового трудового договора влечет возможность установления работодателем испытательного срока и необходимость вновь включить отпуск работника в график отпусков, но согласно ст. 122 ТК РФ отпуск за первый год работы может быть предоставлен по истечении шести месяцев непрерывной работы у данного работодателя, что в рассматриваемой ситуации можно трактовать как нарушение прав работника.
2. Заключение дополнительного соглашения о том, что с определенной даты работа по совместительству считается основной работой. Соответственно, издание кадрового приказа с такой же формулировкой и внесение в трудовую книжку записи «Работу в (наименование организации) считать основной с (дата)».

В случае, когда работник уволился из организации, где работал по основному месту работы, записи в трудовые книжки вносятся по последнему месту работы, где работник продолжает работать по совместительству.

Общие правила заполнения трудовой книжки по ТК РФ

Как правильно заполнить трудовую книжку при приеме на работу или при увольнении? Вот основные правила заполнения трудовых книжек 2017 года:

1. Трудовые книжки заполняются перьевыми, гелевыми или роликовыми авторучками, чернилами черного, синего или фиолетового цветов.
2. Цифры при заполнении трудовой книжки используются арабские, при этом дата и месяц — из 2 знаков, год — из 4 знаков. Для примера: 20.01.2017.
3. При оформлении используется государственный язык России, т. е. русский. Если в субъектах нашей страны введен дополнительный государственный язык, при заполнении трудовой книжки можно использовать его.
4. В трудовой книжке нельзя использовать сокращения, в том числе в названии должностей, приказов, распоряжений и пр. Все слова пишутся полностью.
5. Любые данные вписываются в трудовую книжку на основе соответствующего распоряжения (приказа) и должны в точности с ним совпадать.
6. Записи вносятся не позднее 7 дней со дня события, за исключением записи о приеме на работу (не позднее 5 дней) и увольнения (в день увольнения).
7. Каждой записи в трудовой книжке должен соответствовать свой порядковый номер. Из этого правила существуют следующие исключения:

• порядковый номер не ставится при переименовании работодателя;
• при заполнении дубликата трудовой книжки не пишется порядковый номер в случае записи о трудовом стаже;
• не нумеруются заголовки в разделе «Сведения о работе».

Трудящегося знакомят со всеми записями в трудовой книжке, за которые он расписывается в личной карточке, сведения в которую дублируются. 

Трудовая книжка расход работодателя

Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (ред. от 25.03.2013) «О трудовых книжках» (вместе с «Порядком обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку») предусматривает выдачу, а не продажу трудовых книжек сотрудникам. Но при увольнении и передаче книжки на руки сотруднику организация берет с него плату в сумме расходов на ее покупку.

Этими же документами определено, что реализацию формуляров трудовых книжек имеют право осуществлять только их изготовитель и специализированные продавцы.

Если следовать логике названных документов, работодатель выступает лишь посредником между специализированным продавцом формуляров трудовых книжек и сотрудниками. Права собственности на трудовые книжки у него не возникает. Следовательно, учесть приобретенные бланки на счете 41 «Товары» нельзя. На этом же основании невозможно учесть бланки на счете 10 «Материалы».

Поэтому Минфин России в рекомендациях аудиторам (Письмо Минфина РФ от 29.01.2008 N 07-05-06/18 ) предлагает стоимость приобретенных работодателем формуляров трудовых книжек сразу учесть в качестве прочих расходов, а суммы, полученные за бланки от сотрудников при выдаче, – в качестве прочих доходов.

Учет движения бланков строгой отчетности в обязательном порядке должен осуществляться на забалансовом счете.

В таблице 1 показано, как отражаются в этом случае движение и стоимость формуляров трудовых книжек в бухгалтерском учете и соответствующие проводки:

Трудовые книжки как особый документ

Документ, который должен иметь при себе любой гражданин, устраивающийся на работу, – трудовая книжка. Она должна быть современного образца и иметь многочисленные степени защиты от фальсификации.

Почему трудовая так важна для людей? Почему она приравнивается к особо важным документам?

В первую очередь рабочая книжка сотрудника – это возможность отследить его многолетний стаж, который был наработан за всю трудовую жизнь. А во вторую, и это самое главное – книжка рабочего помогает оформлению пенсии гражданина, когда наступает пенсионный возраст. Сведения о специалисте, должность, переводы, увольнения, награждения – все это фиксируется в книжке работника.

Здесь же осуществляется фиксирование записей о прохождении сотрудником воинской службы, ОВД, других особо важных органах, о времени получения квалификации, ее повышения и кадровой подготовке. Если специалист работает по совместительству, то эти данные также могут быть записаны в документ.

Информация записывается на предприятии, где работает гражданин на данный момент. Данные действия осуществляет руководитель, работник кадров или человек, занимающийся трудовыми в силу своей профессии. Ведение трудовой, внесение в нее информации, наличие вкладышей, копий и так далее – все это прописано в правилах, инструкциях и Трудовом кодексе России.

Список источников

• nsovetnik.ru
• russiansu.ru
• opersonale.ru
• WiseEconomist.ru
• www.ksoft.ru
• pravostoriya.ru