Что за документ - трудовая книжка

Если в организации отсутствует специальное должностное лицо, в обязанности которого входит работа с персоналом, эта ответственность возлагается на работника, назначенного начальством с помощью приказа. Это может быть секретарь, бухгалтер или менеджер, который способен совместить эту работу со своей основной деятельностью, установленной трудовым договором.

Предприятия, имеющие в распоряжении кадровые службы, не издают приказы, а включают работу с трудовыми книжками в должностные обязанности работников службы. При этом работники обязаны удостовериться, что в распоряжении организации имеются запасные бланки вкладышей и самих книжек даже тогда, если на данный момент оформление новых работников не требуется. Однако для этого необходимо оформление книги выдачи трудовых книжек, куда заносятся сведения об операциях получения и расходования бланков трудовых книжек с указанием номера, а также серии всех бланков.

Оформление записей в трудовой книжке о переводе на другую должность

Для отражения перевода сотрудника на другую должность следует внести запись в следующем порядке:

Как оформить трудовую книжку совместителю?

Работодатель, у которого человек трудится по совместительству, не вправе внести запись о стаже в трудовую. Но отразить сведения о такой работе все же возможно.

Для этого с работы по совместительству физлицо должно получить справку с датами работы, номерами приказов о приеме и увольнении. Эту справку следует принести своему основному работодателю, который на основании полученных данных сделает запись в трудовой книжке. Причем, принести такое письмо с работы по совместительству можно в любое время, как в период работы, так и после увольнения с места дополнительного заработка.

Как правильно оформить трудовую книжку при внесении записи о совместительстве?

Запись о совместительстве вносит только работодатель, который осуществляет хранение трудовой книжки, то есть работодатель по основному месту работы.

Основанием для такой записи является письмо с места трудоустройства по совместительству владельца трудовой книжки, в котором указываются даты приема или увольнения, а также документы-основания (приказ, распоряжение).

В последней графе трудовой книжки приводится ссылка на приказ работодателя по совместительству. Например, запись может выглядеть так:

24.03.2019. Принят на работу по совместительству в Общество с ограниченной ответственностью «Алгебра» (ООО «Алгебра») в юридический отдел юрисконсультом. Приказ ООО «Алгебра» от 24.03.2019 № 28/К.

Как оформляется трудовая книжка при переводе в другую организацию?

Основанием для увольнения по переводу может являться только письмо-вызов от другого работодателя. Если такое письмо-запрос предоставлено, то издается приказ, в котором основанием увольнения является п. 5 первой части ст. 77 ТК РФ. В трудовой книжке запись выглядит так:

Трудовой договор расторгнут в связи с переводом работника по его просьбе на работу к другому работодателю, пункт 5 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.

В последней графе, как обычно, указывается номер и дата приказа. Данные о письме от другого работодателя приводить не нужно.

Как оформить запись в трудовой книжке о награждениях и премировании?

Данные о поощрениях работника вносятся в отдельном разделе трудовой. Они заполняются так же, как и сведения о работе, под записью с наименованием работодателя. Порядковые номера ведутся от первого поощрения и далее нарастающим итогом. С порядковыми номерами записей о работе не смешиваются.

Обратите внимание, что при выдаче дубликата трудовой книжки, сведения о награждениях вносятся только по текущему работодателю

Нужно ли от сотрудника заявление на оформление трудовой книжки?

Сотрудник может написать заявление на трудовую книжку в следующих случаях:

Во всех остальных случаях писать заявление не нужно. Работодатель вносит запись о трудоустройстве, руководствуясь нормами трудового законодательства и подписанным трудовым договором.

Оформление копии трудовой книжки

Сотрудник может обратиться за копией трудовой книжки, написав на имя работодателя соответствующее заявление. Выдать заверенный документ следует в течение трех рабочих дней.

С июля 2019 года следует руководствоваться новым стандартом для заверения документов. Что касается трудовой книжки, то порядок подготовки копии таков:

Нужна ли трудовая книжка для оформления загранпаспорта?

В настоящее время не требуется предоставлять копию трудовой книжки, и тем более ее оригинал, при подаче заявления на загранпаспорт. Но сведения о трудовом стаже, содержащиеся в данном документе, отражать в заявлении необходимо.

Куда нужна копия трудовой книжки

Мы часто сталкиваемся с ситуациями, когда нам нужно подтвердить свою занятость в различных организациях. Например, в банках обычно не выдают даже небольшие кредиты, если человек не может предоставить документ, подтверждающий его занятость. Копия трудовой также может понадобиться для устройства на дополнительную работу, поскольку предоставить второму работодателю оригинал невозможно.

Копия обязательно должна быть качественной. Если на какой-либо ее странице будет плохо видно какое-то слово, печать или подпись, то лучше переделать заново.
Каждая страница должна быть помечена надписью «копия верна». Рядом ставится подпись, подтверждающая достоверность информации. Это не обязательно должна быть подпись руководителя предприятия. Вместо него может расписаться, например, начальник отдела кадров. Рядом с автографом должна быть написана расшифровка должности и фамилии.

Страницы копии желательно пронумеровать. Круглая печать предприятия подтверждает достоверность предоставляемой информации. Ее лучше всего поставить рядом с подписью (или прямо на ней).

Для получения копии трудовой книжки необходимо подать соответствующее письменное заявление в отдел кадров. Следует указать причину, по которой она вам понадобилась, но работодатель не имеет права отказать вам в предоставлении копии, даже если отсутствует уважительная причина, по которой был получен соответствующий запрос.

Организации, куда предоставляется копия трудовой книжки чаще всего

Наиболее часто информация из трудовой книжки используется для получения банковских кредитов, так что рекомендуется указывать именно такую причину. Для оформления загранпаспорта копия этого документа по новым правилам уже не требуется. Если вы хотите устроиться на дополнительную работу, то об этом благоразумнее будет промолчать во избежание недоразумений.

Предприятия и организации готовы предоставить своим сотрудникам копии трудовой даже без указания причины. Тем более, что сам процесс создания и правильного оформления копий не слишком трудоемкий. По закону копия должна быть предоставлена не позднее трех дней с момента подачи заявления.

Многие люди уже взяли за правило всегда иметь при себе ксерокопию паспорта и многих других важных документов. Так почему бы не обзавестись и копией трудовой? Этот документ является наглядным доказательством вашей занятости, в нем указана полная история всей вашей трудовой деятельности. Это может оказаться полезным в различных ситуациях: от оформления срочного кредита до устройства на дополнительную работу.

https://youtube.com/watch?v=UgjGFi6_h8A

На основании чего вносятся записи о предыдущих местах работы

Что такое «соответствующие документы», на основании которых могут вноситься записи в дубликат?

Согласно п. 7.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 69, все записи, подлежащие внесению в дубликат трудовой книжки, должны быть подтверждены надлежаще оформленными документами (справками, выписками, копиями приказов, распоряжений). И либо такие документы, подтверждающие стаж, работник собирает самостоятельно, либо содействие ему в этом оказывает работодатель, к которому работник обратился за оформлением дубликата.

А что делать, если предыдущих работодателей найти уже нет возможности? Тогда необходимо обратиться к возможному правопреемнику (например, если предыдущий работодатель был реорганизован в порядке присоединения, выделения и т.д.) либо, если такого найти тоже не удается, – в территориальный архив, к которому относился предыдущий работодатель по юридическому адресу, а если и там сведений нет никаких – то остается только обратиться в суд.

Запрос на предоставление подтверждающей информации для внесения соответствующей записи в дубликат трудовой книжки необходимо отправлять от имени работодателя (Пример 2). Утвержденной формы запроса нет, поэтому компания составляет его в свободной форме, указывая ту информацию, которая ей необходима для внесения записей в дубликат трудовой книжки

Обратите также внимание на то, что, прежде чем запрашивать у третьего лица (предыдущего работодателя) персональные данные работника, вам следует получить у этого человека разрешение в письменном виде (обратите внимание на отмеченный знаком «!» фрагмент согласия, показанного в Примере 1)

Ответ от бывшего работодателя может быть оформлен как в виде письма, так и в виде справки (Пример 3). Если документ содержит финансовые сведения, то кроме подписи руководителя (или уполномоченного им лица) на нем еще нужна подпись главного бухгалтера, печать обязательна.

Для чего нужна трудовая книжка

Несмотря на то, что в последнее время активизировалась дискуссия относительно нецелесообразности ведения трудовых книжек, этот документ продолжает играть весьма важную роль. Многие организации требуют у работников предоставить трудовую книжку. Это происходит в следующих случаях:

при поступлении на работу или на службу;
при расчете различных выплат, например, пособий по временной нетрудоспособности, беременности и родам, выплат по больничному листу, отпускных и т.д.
при оформлении трудовой пенсии;
при получении кредита;
при оформлении заграничного паспорта и в иных случаях.

Чем заменить трудовую книжку

Нигде в мире для подтверждения трудового стажа работника не используется трудовая книжка

На Западе большее внимание уделяется предоставленному резюме лица, которому работодатель доверяет. Однако если у последнего возникли некоторые сомнения относительно записей, содержащихся в портфолио, менеджер по персоналу может попросить предоставить ему рекомендации с предыдущих мест работы либо контакты, по которым он сможет самостоятельно связаться с руководством последнего места трудоустройства

В России такая практика не получила должного распространения, за исключением случаев, когда о потенциальном сотруднике «замолвили словечко» знакомые или родственники.

К сожалению, в России резюме и письменные характеристики бывших работодателей не имеют никакой юридической силы. Несмотря на то, что трудовой договор, заключенный при поступлении на работу (службу) между работником и работодателем, устанавливает основные права и обязанности обеих сторон соглашения, размер заработной платы, порядок ее выплаты и некоторые другие моменты, он не может быть использован органами Пенсионного фонда при начислении пенсии. Для этих целей все равно придется предоставить трудовую книжку.

В качестве аналога действующей в настоящее время трудовой книжки предлагается ввести электронную пластиковую карту, на которой будет храниться вся необходимая информация о лице как о работающем гражданине, а именно:

паспортные данные;
пенсионная карта;
идентификационный номер налогоплательщика.

Главным преимуществом ее создания и использования является удобство и отсутствие необходимости собирать пакет документов.

Однако на внедрение в практическую деятельность электронного инструмента, подтверждающего трудовую деятельность конкретного лица, потребуется достаточно продолжительный период времени. Это повлечет необходимость внесения соответствующих изменений не только в практическую деятельность кадровых служб, но и в законодательство различного уровня.

Таким образом, единственно возможным документом, содержащим основные сведения о стаже работника, его должности, функциональных обязанностях, награждениях за трудовые успехи и причины увольнения, продолжает оставаться трудовая книжка.

https://youtube.com/watch?v=Bhtin19ZGGc

Выдача вкладыша в трудовую книжку

Необходимо также знать, где делаются записи о вкладыше в трудовую книжку, так как это важный момент учета для предприятия и для сотрудника. Выдача вкладыша в трудовую книгу сопровождается записями:

На внутренней стороне первого листа трудовой указывается «Выдан вкладыш», ставится его серия, номер. Это процедура повторяется при каждой последующей выдаче этого документа

Важно знать, что эти записи следует делать исключительно после заполнения вкладыша. Например, если при перенесении основных данных из трудовой книжки во вкладыш была допущена ошибка, то в таком случае необходимо «заводить» новый вкладыш (исправления допускаются в исключительных случаях).
Сотрудник отдела кадров или непосредственно руководитель предприятия должен сделать запись в «Книге учета трудовых книжек» о том, кому и когда был выдан вкладыш

Нельзя забывать и о том, что там же нужно указать номер и серию вкладыша.
Вкладыши в трудовую книгу должны быть подшиты. Нельзя заниматься вклеиванием такого важного документа. Чтобы не возникало лишних проблем и неприятностей с присоединением вкладыша к оригиналу, была придумана специальная обложка. Она предназначена для правильного и удобного вшивания вкладышей, но довольно часто их просто приклеивают прямо посередине трудовой или вшивают перед последней страницей бланка книжки.

Порядок выдачи вкладыша в трудовую книгу

По этим причинам к оформлению вкладышей в трудовые книжки необходимо со всей ответственностью подходить руководству, отделу кадров и самому работнику.

Выдача вкладышей в трудовую книжку обычно сопровождается рядом предшествующих событий:

Когда заканчиваются свободные листы в бланке трудовой книжки, возникает необходимость ее продолжения, то есть оформления вкладышей. Это документы, на которых продолжается вестись хронология трудовой деятельности сотрудников.

Сотрудник должен быть оповещен о том, что возникла необходимость «заводить» вкладыш в трудовую книгу, в устной или письменной форме

Важно: без ведома владельца трудовой вкладыш оформлен быть не может. Далее последний в обязательном порядке пишет заявление, в котором указывает на необходимость завести дополнительный регистр – вкладыш

После этого заявление отправляется на рассмотрение руководства. Следующий шаг – подпись руководителя и присвоение заявлению визы.

На любом предприятии для осуществления каких-либо организационных или производственных задач необходим локальный распорядительный акт. В данном случае это приказы директора, президента или председателя. Они, как правило, составляются по заранее установленным шаблонам.

В приказе указывают все необходимые реквизиты предприятия/организации. Основание – заявление работника. Также указывается серия, номер и дата выдачи вкладыша. Назначается специальное ответственное лицо (группа лиц) за проведение всех этих мероприятий. Готовый приказ подписывается руководящим органом.

Сотрудник ставится в известность о том, что вкладыш оформлен и может быть подшит

Очень важно запомнить: вкладыши в трудовую книгу выдаются в соответствии с существующими на данный момент времени типовыми образцами

Даже если трудовая была оформлена несколько десятков лет назад, вкладыш должен быть современного образца. Кадровики обязательно должны предупредить сотрудников о том, что вкладыши без своей главной составляющей (трудовой книги) просто недействительны.

Дополнительная информация

В регистре «Книга учета трудовых книжек» должны быть указаны все вышеприведенные данные. От работника нельзя утаивать информацию о том, что из зарплаты будет удержана некоторая сумма денег, которая понадобились для оформления вкладышей. Пока сотрудник работает на предприятии, его трудовая книжка находится в отделе кадров. Как только он увольняется – необходимо под расписку выдать ему трудовую и вкладыш.

Общие положения

Соискатель, прошедший собеседование и проработавший на предприятии или в организации более пяти дней, для которого это место работы является основным, становится полноценным работником компании и обязан иметь трудовую книжку. Если место работы стало первым в жизни человека, или трудовая по каким-то причинам была утеряна, тогда на него заводится новый бланк трудовой книжки. Если работник уже имеет трудовую книжку, то в ней сотрудники отдела кадров текущего места работы делают необходимые записи. Такие записи должны быть даже в трудовых книжках работников, выполняющих временную или сезонную работу. Если на предприятии имеются совместители, то их трудовые хранятся и заполняются только по основному месту работы.

Кадровик, заполняющий чистый бланк трудовой книжки, обязан помнить:

В документах не могут иметь место сокращенные записи.
В трудовой книжке не должно быть никаких помарок, подчисток, заштриховок и сокращений.
Имена, фамилии и даты записываются в полноценной, читабельной, разборчивой форме.
Даты записываются исключительно арабскими цифрами. Дни и месяцы фиксируются в двузначной форме, годы – в четырехзначной.
Когда делается запись в трудовую книжку в первый раз, необходимо тщательно изучить все предъявленные сотрудником документы. Данные, внесенные в трудовую книжку, должны быть идентичны паспортным.
Необходимо на титульном листе поставить печать организации. Если при последующем переходе сотрудника на новое предприятие будет отсутствовать печать с первого места работы, то трудовая книжка признается недействительной и подлежит замене.

Изучаем разделы трудовой книжки

Трудовая книжка состоит из трех разделов, которые называются:

сведения о работнике;
сведения о работе;
сведения о награждениях.

Каждый из них заполняется в строго определенном порядке. Первый раздел представляет собой титульный лист и содержит основную информацию о работнике:

фамилия;
имя;
отчество;
дата рождения;
информация об образовании.

Сотрудник отдела кадров должен тщательно изучить паспортные данные, данные документов об образовании и внести их в первый раздел трудовой книжки без единой ошибки. Далее сотрудник (хозяин трудовой книжки) должен проверить, все ли верно. Если да, то он ставит свою подпись, тем самым удостоверяя корректность внесения данных. После этого сотрудник отдела кадров или отдела управления персоналом, ответственный за ведение и хранение трудовых книжек, также ставит свою подпись. Затем на титульном листе в нижней части проставляется оттиск гербовой печати предприятия.

Переходим ко второму разделу. В этой части указывается наименование должности сотрудника, срок, на который он принимается, уровень квалификации. Чтобы внести в трудовую книжку определенную информацию, например, о принятии соискателя на работу, переводе работника на другую должность, увольнении, необходим соответствующий приказ начальства, изданный и вступивший в законную силу. Обязательным условием является и то, что вся информация должна быть абсолютно достоверной и соответствовать первичным документам.

В последнем, третьем, разделе вносится информация о награждениях, достижениях сотрудника.

Где взять трудовую книжку

Сейчас продажа трудовых книжек производится лишь в организациях, которые имеют определенное разрешение на распространение подобных документов. Это делается для того, чтобы свести фальсификацию трудовых до минимума. Как правило, работодатели приобретают бланки и вкладыши в строго определенных местах, отправив заранее заявку. При этом цена на них должна быть указана в договорном соглашении.

В компании производится строгий учет данной документации. Процедуры, связанные с этим проводятся бухгалтерией. Здесь в обязательном порядке должны быть:

книга по приходу и расходу книжек,
книга по учету движения книжек.

По окончанию месяца должностное лицо, занимающееся трудовыми, ведет подсчет приобретенных и выданных бланков. После учета бланков и вкладышей результат докладывается в бухгалтерию.

Как вставить вкладыш в трудовую книжку

Работник, которому предстоит оформление вкладыша в трудовую книжку, предъявляет паспорт с документами об образовании. На их основании будут заполнены сведения титульного листа вкладыша. Его датой заведения будет фактическая дата, когда были внесены первые записи.

Бланки вкладышей в трудовую книжку изготавливаются специализированными организациями. Они имеют соответствующую степень защиты от подделок. Работодатели обеспечиваются ими на платной основе по договору с распространителями или изготовителями. Работник возмещает работодателю средства, затраченные им на приобретение бланка вкладыша. Но если он был неправильно заполнен или испорчен в процессе первичного заполнения не по вине работника, то стоимость нового бланка оплачивается работодателем.

Правила заполнения вкладыша к трудовой книжке строго не предписывают места, куда он должен быть вшит. Также не регламентируется качество используемых для этого ниток. Обычно его подшивают в самом конце трудовой книжки, между обложкой и последней из страниц. Хотя многие считают более удобным с технической точки зрения пришивание вкладыша к середине документа.

Первый лист вкладыша в трудовую книжку обязательно должен быть заверен разборчивой подписью лица, ответственного за работу с трудовыми книжками, и печатью организации или кадровой службы. Это нужно сделать сразу при оформлении вкладыша. Ведь печати имеют обыкновение периодически меняться из-за реорганизаций, изменения названия или ведомственной принадлежности организации.

Почему появился вопрос об отмене трудовых

Весомым фактором, который не свидетельствует в пользу продолжения ведения трудовых книжек, является бумажная волокита. Сейчас в законодательстве, регламентирующем трудовые отношения, установлено, что работодатель должен завести (при первичном трудоустройстве) либо вести (при последующей смене места работы) трудовую книжку на каждое лицо, которое проработало у него более 5 дней. В случае его перевода на другую должность, в другое подразделение, награждение или поощрение, не говоря уже об увольнении, все это должно быть отражено в данном документе. Поскольку все записи совершаются вручную, это занимает много времени. Кроме того, ответственность за правильное ведение и сохранность трудовых книжек полностью лежит на работодателе в лице кадрового работника.

Работодатели и потенциальные работники, особенно из числа школьников, достигших 14 лет, студентов или пенсионеров, желающих подзаработать, все чаще сталкиваются с ситуацией, когда при оформлении на работу заключается не трудовой, а гражданско-правовой договор. Следовательно, в трудовую книжку не вносятся данные о стаже и выполняемых функциональных обязанностях. Период, в течение которого работник выполняет свою деятельность по такому виду договора, естественно, не учитывается при расчете будущей пенсии.

Порядок приобретения, хранения и выдачи трудовых книжек

Статья 66 Трудового кодекса РФ, сохраняя исключительно федеральный уровень регулирования основных вопросов, касающихся трудовой книжки работника, предусматривает, что трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.
Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225 утверждены Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей.
Постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 10 октября 2003 г. N 69 утверждена новая Инструкция по заполнению трудовых книжек.
В соответствии с п. 45 Правил ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя.
Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.
В сложившейся практике такой приказ обычно издается в небольшой организации, где штатным расписанием не предусмотрена не только кадровая служба, но и должность специалиста по работе с персоналом. Трудовые книжки в такой организации могут вести бухгалтеры, секретари, менеджеры и другие работники, совмещая эту работу с основной деятельностью по трудовому договору.
Пример
(применяется в небольших организациях). В крупных организациях, имеющих в своей структуре кадровые службы, как правило, вместо издания приказа о назначении ответственного за работу с трудовыми книжками включают соответствующую информацию в должностные инструкции работников этой службы. Издание дополнительного приказа о назначении такого работника ответственным за ведение трудовых книжек представляется излишним.
Работа с трудовыми книжками, как и с другими документами кадровой службы, начинается с момента их приема-передачи в связи со сменой работника, ответственного за ведение кадрового делопроизводства. При этом составляется акт по результатам проверки фактического наличия кадровой документации, в т. ч. трудовых книжек, включая невостребованные книжки уволенных работников.
Принимая трудовые книжки, работник, ответственный за их ведение, должен позаботиться о наличии в организации запасных бланков трудовых книжек и вкладышей в них, даже если в настоящий момент они не требуются для оформления впервые поступающих на работу.
Об обязательности такого запаса бланков говорится в п. 44 Правил: »Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее».
Сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка согласно п

41 Правил должны быть внесены в приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее.
Эта книга ведется бухгалтерией (кассиром) по установленной в постановлении Минтруда России от 10.10.03 № 69 (приложение 2) форме, включающей 12 граф.
В связи с этим главный бухгалтер должен контролировать наличие у кассира данной учетной книги установленной формы, а также своевременность и правильность ее заполнения.
Следует обратить внимание на установленный Правилами порядок выдачи из бухгалтерии бланков трудовых книжек и вкладышей в них лицу, ответственному за их ведение.
Бланки выдаются по заявке работника кадровой службы.

Оформление трудовой книжки впервые

В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть зарегистрированы

ВАРИАНТ

Общество с ограниченной ответственностью «Рондо»
(ООО «Рондо»)

АКТ № 5
о списании испорченных бланков
трудовых книжек

№ п/п	Бланки трудовых книжек	Причина порчи
Вид бланка	Номер	Серия
1	Трудовая книжка	8595467	РК	Случайно порвана
2	Вкладыш в трудовую книжку	3425467	КВ	Ошибка инспектора по кадрам

Где получить трудовую книжку и как её правильно заполнять

Как правило, первый раз трудовую книжку человек получает на своём первом месте официального трудоустройства при заключении трудового договора. Далее её следует заполнить и отдать работодателю на хранение вплоть до своего увольнения из данного предприятия.

Работодатель обязан вернуть этот документ при условии увольнения сотрудника, независимо от того, нашёл ли он сразу же новое место работы или же только начинает его искать. Если документ при увольнении человеку не вернули, он имеет право на материальную компенсацию потери документа.

Другой способ получения документа – это при выпуске из ВУЗа, в некоторых заведениях их выдают выпускникам в приложении к диплому, чтобы выпускники могли быстрее получить работу. Однако нельзя полагать, что наличие книжки повысит шансы на трудоустройство, она лишь ускорить процедуру оформления на месте работы.

Также книжку можно приобрести в канцелярских магазинах, в случаях, если вы, например, не желаете, чтобы на новом месте работе что-то знали о предыдущем опыте или в силу других причин.

Условия хранения трудовых книжек и их выдачи

Очень важно периодически спрашивать у работодателя или лица, занимающегося в компании хранением трудовых книжек, об условиях их хранения. Ведь порча или потеря документа крайне нежелательны для сотрудника в будущем

Так, условия хранения документа должны быть следующими:

в шкафу среди важных документов;
в сейфе.

Например, если в данном документе были перечислены уровни квалификации и присвоенные трудовые звания, их крайне тяжело будет восстановить в случае утери документа.

Условия выдачи книжки на руки её владельцу:

при расторжении трудового договора;
по требованию сотрудника при подаче заявления, для предоставления информации из трудовой книжки (в таких случаях ему выдаётся копия документа) в ФМС или же прочие органы;
трудовую книжку могут отдать родственникам сотрудника в случае его смерти;
при отсутствии семьи после смерти сотрудника трудовая должна храниться у работодателя в течение 50 лет.

Законодательство РФ уже несколько лет планирует исключить необходимость ведения трудовых книжек сотрудников. Однако сроки такого нововведения ещё не определены, поэтому пока трудовые книжки остаются на плаву и доставляют немало хлопот, как сотрудникам, так и работодателям.

Теперь перейдём к вопросам оформления и заполнения этого типа документов.

Получение трудовой книжки

В первую очередь записываются данные на основной странице книжки (титульном листе):

фамилия,
имя,
отчество,
рождение,
образование,
профессия,
специальность.

Соблюдая правила по ведению данной документации, прежде чем делать какую-либо запись в трудовую, владелец предъявляет:

паспорт,
аттестат,
диплом.

Только на основе этих документов, подтверждающих информацию, можно фиксировать сведения о сотруднике в его рабочей книжке.

После того, как руководитель или иной специалист сделает все соответствующие записи в титульнике, сотрудник ставит свою подпись внизу страницы. Затем пишется должность заполняющего человека и ставится его подпись. Заверяются сведения печатью, которая работодателя или кадрового отдела.

Когда первичное оформление рабочего документа завершено, нужно сделать запись о том, что работник принимается в компанию. Данные сведения вносятся на следующей странице в порядке, который установлен законодательством.

Записывается название предприятия в графе третьей. Также здесь фиксируется и аббревиатура компании. У многих работодателей есть печать, на которой имеются эти данные – она используется для экономии времени. Затем прописывается номер записи в графе первой – нумерация идет последовательно в любых ситуациях. В графе второй фиксируется дата. Далее под наименованием фирмы необходимо сделать запись информации о том, что человек принят на определенную должность. Здесь же устанавливается испытательный срок для сотрудника. В четвертой графе указывается номер, серия и дата документа, который является основой записи в книжке. Печать в разделе о работе ставится тогда, когда работник увольняется из организации.

При оформлении книжки на работника также записывается:

служба в армии,
служба в особых подразделениях (налоговая, полиция, наркологический контроль и другие),
учеба в учреждениях, повышение квалификации, подготовка кадров.

Если гражданин устроился на работу, являясь студентом, то в графе об образовании сначала пишется «неполное», а затем (при предъявлении диплома или другого документа) «оконченное».

Делая выводы, можно отметить, что получение трудового документа обязательно для всех граждан, устраивающихся в какую- либо компанию на определенную должность. Добросовестный работодатель должен обеспечить своих сотрудников рабочими книжками и оформить их по всем правилам и инструкциям. Вся информация, которая была записана в трудовую, пишется и в личное дело. После этих процедур рабочий бланк остается у руководителя или передается в отдел организации, занимающийся ведением и хранением книжек.