Когда должны отдать трудовую книжку при увольнении

Ошибки в оформлении трудовых книжек

Ведение кадровой документации является довольно сложным процессом, а порядок заполнения трудовых книжек доставляет больше всего проблем. Ошибки в заполнении трудовых книжек могут иметь отрицательные последствия как для работника, так и для работодателя. Итак, какие ошибки встречаются чаще всего и к чему они могут привести?

Во время первичного оформления документа

При оформлении трудовой книжки нужно помнить, что работодатель, являющийся физическим лицом, не имеет права вести записи в трудовых книжках работников. Самой распространенной ошибкой при ведении записей является игнорирование сведений об образовании работника и невнесение этих важных данных в документ. Также следует помнить, что любая информация, вносимая в трудовую книжку, должна быть подтверждена документально. Сведения со слов работника заносить в документ запрещено.

В процессе ведения книжки

Больше всего ошибок допускается при записи сведений о работе, прежде всего речь идет о трудовой функции работника, утвержденной договором. Запись о приеме на работу должна содержать следующую информацию:

• дата приема,
• наименование профессии, должности или специальности, при этом должна быть указана квалификация.

Серьезной ошибкой считается отсутствие в книжке полного и сокращенного наименования организации, или же в записях есть какие-либо сокращения слов, что также запрещено. Подобные ошибки можно исправить по старому или новому месту работы, в соответствии с официальным заявлением организации, допустившей ошибку. Раздел книжки, где содержатся данные о работе, не должен содержать какие-либо исправления или зачеркивания, поэтому записи изменяются путем признания их недействительными и внесением новых данных.

Довольно часто встречается ошибка работодателя, который при переводе на новую должность вносит запить в трудовую книжку сотрудника, заверяя ее печатью организации и подписью директора. Однако такое заполнение книжки некорректно, так как печать и подпись должны ставиться лишь после того, как была внесена запись об увольнении работника. Такую ошибку исправить невозможно.

Во время оформления копии трудовой книжки и вкладыша в нее.

Дубликат – это документ, который оформлен таким образом, чтобы по содержанию соответствовать оригиналу книжки, в то же время исключая все неверные записи и исправления. Отсутствуют в дубликате и сведения, которые невозможно подтвердить документально. Вкладыш же является составной частью трудовой книжки, который вшивается в тех случаях, когда в самой книжке заполняется один из разделов. Вкладыш необходимо оформлять так же, как и трудовую книжку.

Итак, основными ошибками, которые допускаются во время оформления дубликата, считаются следующие:

• отсутствие отметок об оформлении дубликата;
• перенос в дубликат записей, не основанных на каких-либо документах;
• перенос записей, которые были признаны недействительными;
• перенос записей оригинала не в полном объеме.

При утере трудовой книжки сотрудник обязан немедленно обратиться по последнему официальному месту работы, поэтому если новый работодатель сталкивается с просьбой о выдаче копии книжки, он обязан отказать.

При оформлении вкладыша могут возникнуть следующие ошибки:

• отсутствует отметка об оформлении вкладыша;
• заполнение титульного листа не в полном объеме;
• внесение сведений, не имеющих документальной основы.

Непунктуальность чревата.

Обязанность возмещать сотруд­нику ущерб за несвоевремен­ный возврат трудовой книжки предусмотрена статьей 232 Тру­дового кодекса. В трудовом до­говоре стороны могут пропи­сать, какая именно материаль­ная ответственность на них возлагается.

В соответствии с законода­тельством материальная ответ­ственность наступает после ви­новного причинения ущерба. Таким образом, потребовать с работодателя возмещения экс-сотрудник может при наличии:

• ущерба;
• вины работодателя в причи­нении ущерба работнику;
• противозаконности в дей­ствиях работодателя.

Таким образом, работнику прежде придется доказать на­личие ущерба. В качестве до­казательств могут послужить не только документы, подтверж­дающие ущерб, но и свидетель­ские показания.

Если сотруднику удастся до­казать наличие вины работода­теля, на фирму возлагается от­ветственность за незаконное лишение возможности трудиться. Работодатель обязан будет воз­местить сотруднику не получен­ный им заработок при задержке выдачи трудовой книжки, внесе­нии в трудовую книжку непра­вильной или не соответствую­щей законодательству форму­лировки причины увольнения работника.

Данная обязанность также прописана в Правилах.

Если работодатель не согласен возместить ущерб, то сотрудник может обратиться в суд. При этом для вынесения решения в пользу сотрудника суду обычно хватает самого факта невыдачи трудовой книжки в срок.

Так как сотруднику возмеща­ется не полученный им зарабо­ток, то он определяется в по­рядке, предусмотренном для исчисления средней заработ­ной платы. Выплата компенса­ции за задержку выдачи тру­довой книжки оформляется приказом, который издается в свободной форме.

Также сотрудник в судебном порядке может потребовать воз­мещения морального вреда. Дан­ное право закреплено в статье 21 Трудового кодекса.

Работодатель обязан возме­стить моральный вред работни­ку, когда он причинен в связи с исполнением трудовых обязан­ностей. Сотрудник опять-таки должен доказать, что моральный вред был причинен. К доказа­тельствам могут относиться те же справки о болезнях, которые возникли в связи с потерей рабо­ты.

Моральный вред возмещается в денежной форме в размере, ко­торый установлен соглашением сторон. Если между сторонами возникает спор о сумме компен­сации, то суд самостоятельно принимает решение по данному вопросу.

Во многих организациях работнику не выдают трудовую из-за неоформленного обходного листа. Однако в трудовом законодательстве нет положений, которые обязывают работников сдавать либо оформлять такие листы.

Таким образом, задержка выдачи трудовой на основании неоформленного обходного листа является незаконной.

При определении размера компенсации морального вреда суд основывается на степени ви­ны работодателя, уровне физи­ческих и нравственных страда­ний, связанных с индивидуаль­ными особенностями лица, которому причинен вред, а так­же на принципах разумности и справедливости.

Выплату компенсации нуж­но сопроводить изданием со­ответствующего приказа. Если ее размер определен работода­телем и сотрудником, то ос­нованием для издания приказа будет соглашение. В случае установления суммы компен­сации судом основанием для приказа будет являться выне­сенное служителями Фемиды решение.

По общему правилу проиграв­шая сторона должна возместить выигравшей все расходы, кото­рые связаны с судебным разбира­тельством. Судебные расходы со­стоят из государственной по­шлины и издержек.

Издержки в свою очередь включают:

• выплаты свидетелям, экспер­там, специалистам и перевод­чикам;
• оплата услуг переводчика ино­странными гражданами и ли­цами без гражданства, если иное не предусмотрено меж­дународным договором Рос­сийской Федерации;
• расходы на проезд и прожи­вание сторон и третьих лиц, понесенные ими в связи с яв­кой в суд;
• оплата услуг представителей;
• связанные с рассмотрением дела почтовые расходы и дру­гие признанные судом необхо­димыми расходы.

Если суд вынесет решение в пользу работника, то работода­тель будет обязан возместить и данные расходы. Поэтому во­просы, связанные с компенсаци­ей, лучше решать в мирном по­рядке.

Не стоит задерживать испол­нение решения суда. В случае за­держки на работодателя будет наложена обязанность по уплате процентов на всю сумму полага­ющихся сотруднику денежных средств. В соответствии с пун­ктом 1 статьи 395 Гражданского кодекса размер процентов опре­деляется исходя из ставки рефи­нансирования Банка России, действующей на дату исполне­ния денежного обязательства.

Организация работы

Поскольку вопрос надлежащей организации работы по обращению трудовых книг прямо не регламентирован действующими нормативными актами, работодателю следует позаботиться об этом самостоятельно.  По мнению многих специалистов целесообразно утвердить локальные нормативные акты, которые будут регламентировать данную область, и определять в том числе:

• Порядок организации кадровой работы.
• Порядок, в соответствии с которым может осуществляться временная выдача трудовых книжек на руки.
• Полномочия должностных лиц работодателя.

Регламентирование временной выдачи

В качестве подобных локальных нормативных актов могут выступать:

• Должностная инструкция работника, который назначен ответственным за обращение с книжками, приказом руководителя.
• Инструкция о порядке временной выдачи трудовых книжек работникам организации.
• Правила внутреннего распорядка, в которые включены пункты о дисциплинарной ответственности.
• Другие, утвержденные руководителем, распоряжения.

Инструкция о порядке временной выдачи

В подобную инструкцию рекомендуется включить пункт, который обязывает сотрудника, получившего временно трудовую книжку на руки для каких-либо целей, вернуть ее не позднее установленного срока. Не лишним будет внесение указания на то обстоятельство, что книжка должна быть возвращена в том же состоянии, в каком была получена.

Ознакомление

После утверждения данного локального акта надлежащим образом и вступления его в силу, следует в обязательном порядке ознакомить с его содержанием следующих сотрудников предприятия:

• Лицо, назначенное приказом руководителя ответственным за работу с трудовыми книжками}
• Сотрудников, которые заявили о необходимости временно получить оригинал документа на руки для различных целей. Среди причин может быть названа, в том числе и предоставление в Пенсионный фонд РФ, при оформлении пенсии.

Дисциплинарная ответственность

Для обеспечения выполнения норм указанной инструкции, целесообразно включить в подобную инструкцию и правила внутреннего распорядка, отдельные нормы, которые будут устанавливать дисциплинарную ответственность. Например, дисциплинарное взыскание может быть предусмотрено в случае нарушения требований локальных нормативных актов, в том числе актов, о порядке выдачи трудовых книг на кратковременный период.

Подобным образом также можно предусмотреть ответственность за несвоевременное возвращение или возвращение в ненадлежащем состоянии книжки, которая временно была выдана на руки работнику, и испорчена по его вине.

Образец заявления и расписки

Выдаче оригинала, в обязательном порядке должна предшествовать подача заявления на имя руководителя. Например:

&nbsp}

В случае положительного рассмотрения вопроса о выдаче, также должна быть оформлена соответствующая расписка. Например:

Договоренность с органами Пенсионного фонда РФ

Некоторые практики рекомендуют согласовать с органами Пенсионного фонда РФ возможность предоставления оригиналов документов по письменному запросу Пенсионного фонда РФ в адрес предприятия.

После обоюдного согласования порядка предоставления и возвращения трудовых книг, основанием для их выдачи сотруднику организации может быть соответствующий запрос органов Пенсионного фонда РФ. Персональную дисциплинарную ответственность за обеспечение сохранности трудовой книжки с момента получения на руки и до момента ее возвращения в кадровую службу, должен нести её владелец.

Если работника нет на месте

Бывают такие ситуации, когда в свой последний рабочий день в организации сотрудник на работе отсутствует. Поэтому у руководства попросту нет возможности отдать ему лично трудовую книжку и другие бумаги. В этом случае работнику обязаны направить письменное уведомление о необходимости явиться при первой возможности и забрать свои документы. В этом же уведомлении может содержаться запрос на разрешение направить ТК почтой. Если такое разрешение не будет получено, делать этого нельзя. Необходимо продолжать хранить все бумаги у себя, дожидаясь, пока человек не заберет их лично или не пришлет доверенное лицо. Аналогичный порядок предусмотрен в том случае, если сотрудник отказался забирать свою ТК.

Важно понимать, что с момента направления такого уведомления в адрес работника руководство организации освобождается от ответственности за задержку выдачи ТК

Правила заполнения и возврат трудовой книжки при увольнении

Увольнение сотрудника может быть инициировано работником, работодателем или происходить по соглашению сторон. В первом варианте работник должен оповестить отдел кадров и руководство предприятия о предстоящем уходе за две недели.

Трудовую книжку работнику должны выдать при увольнении, независимо от причин ухода сотрудника

Важно правильно оформлять запись о том, что прекращены трудовые отношения, и соблюсти временные рамки. Заполнение трудовой производится на основании положений в изданном руководителем учреждения приказе об увольнении

Трудовая книжка при увольнении выдается с такими вписанными данными:

• В графе 1 – нумерация по порядку;
• В графе 2 предусмотрено место для обозначения даты окончания трудового договора;
• Графа 3 отведена для описания причины увольнения с отсылом на конкретную статью ТК РФ;
• В графу 4 вносятся данные о приказе, его номер и дата издания.

После увольнения, когда должны отдать трудовую книжку, следует проследить, чтобы факт окончания трудовых отношений был подкреплен подписью руководителя (начальника отдела кадров или иного уполномоченного лица) с проставлением оттиска печати. Вместе с трудовой работник вправе запросить выписки из приказов со справками о заработной плате. Правила выдачи трудовой книжки при увольнении предполагают фиксацию передачи документа владельцу в специальной графе журнала по учету трудовых книжек.

Без вины виноватый

В законодательстве выделены причины, по которым работода­тель может быть освобожден от ответственности за невыдачу трудовой книжки. Именно так дело обстоит, если в день уволь­нения работник отсутствует на рабочем месте или попросту от­казывается получать свою тру­довую.

В данных случаях работода­тель освобождается от ответ­ственности с момента направления в адрес сотрудника уведом­ления. Оно в обязательном порядке отправляется заказным письмом.

В уведомлении должно содер­жаться письменное требование явиться за трудовой книжкой ли­бо дать согласие на отправление ее по почте. При отправлении письма с уведомлением работо­дателю лучше составить опись вложения. Пересылать трудовую по почте без согласия на это ее владельца нельзя.

Уведомление необходимо от­править сразу после увольнения сотрудника, а не через какое-то время.

Также закреплены условия, при которых работодатель не несет ответственности за за­держку выдачи трудовой книж­ки. В частности, задержка вы­дачи трудовой не влечет не­приятных последствий для работодателя, если последний день работы не совпадает с днем оформления прекращения тру­довых отношений. Подобная ситуация может возникнуть, когда работника увольняют за прогул без уважительных при­чин или отсутствие на рабочем месте более четырех часов под­ряд, а также при осуждении работника, которое исключает продолжение работы.

Кроме того, работодателя нельзя привлечь к ответствен­ности за задержку в выдаче тру­довых при увольнении женщи­ны, срок действия трудового договора с которой был продлен до окончания беременности.

Практическая энциклопедия бухгалтера

Все изменения 2018 года уже внесены в бератор экспертами. В ответе на любой вопрос у вас есть всё необходимое: точный алгоритм действий, актуальные примеры из реальной бухгалтерской практики, проводки и образцы заполнения документов.

www.buhgalteria.ru

Записи о зачислении в штат

Подтверждением факта официального трудоустройства и возникновения у сторон взаимных обязательств выступает трудовой договор. Он подписывается работодателем и работником. Дополнительно факт приема на должность отражается в трудовой книжке, аргументом для внесения записи выступает приказ руководителя.

При поступлении на работу новый специалист должен предоставить работодателю следующий комплект документов:

• паспорт или иной документ, которым человек может идентифицировать себя и удостоверить свою личность;
• если эта работа для сотрудника не первая, предоставляется трудовая книжка. При увольнении она выдается работнику на руки под роспись;
• СНИЛС;
• военнообязанные лица должны дополнить базовый комплект документов военным билетом;
• диплом для подтверждения уровня квалификационной подготовки, если должность, на которую принимают работника требует специального образования.

В некоторых случаях может понадобиться медицинская справка. Если это место работы для человека будет первым, то работодатель заводит для сотрудника трудовую книжку. Ее должны выдать работнику на руки при разрыве трудовых отношений.

Оригиналы всех предоставленных документов после ознакомления с ними специалиста кадровой службы возвращаются работнику. Исключение сделано для трудовой книжки. Она будет храниться у работодателя на протяжении всего срока трудоустройства.

Список источников

• blogkadrovika.ru
• opersonale.ru
• advokat343.ru
• hr-portal.ru