Прием на работу. Какие документы нужны для устройства на работу

Как уже упоминалось выше, список обязательных документов, которые должен предъявлять каждый трудоустраивающийся на работу, приведён в ст. 65 ТК РФ. Также существует список дополнительных документов, без которых трудоустройство невозможно, хотя они и не прописаны в ТК РФ.

К таковым можно отнести:

Заявление.
Трудоустройство в России носит добровольный и заявительный характер. Поэтому соискатель выражает свою волю и просьбу принять его на работу в конкретное учреждение в заявлении. Оно пишется в свободной форме на обычном листе или на фирменном бланке предприятия. В любом случае, заявление о приёме на работу должно содержать в себе сведения и работодателе, и о самом соискателе с указанием должности, на которую он желает трудоустроиться. Заявление будет подшито в личное дело сотрудника, которое заведёт работодатель (а точнее, кадровая служба), когда этот соискатель будет официально трудоустроен.
Фотография.
Она требуется для правильного оформления личного дела сотрудника, а также для личной карточки работника по форме Т-2. Если на предприятии пропускной режим, то фотография также нужна и для оформления пропуска. Как правило, требуется 3 штуки фотографии, размером 3 * 4, цветные или чёрно-белые. Это роли не играет!
Справка о доходах с предыдущего места работы по форме 2-НДФЛ.
Этот документ необходим в том случае, если соискатель меняет работу. Справка нужна для того, чтобы бухгалтер смог правильно рассчитать пособие по листку нетрудоспособности. Если такой справки не будет, то расчёт будет производиться с нуля, как будто сотрудник нигде до этого не работал. А это довольно маленькая сумма, особенно, если стаж работы уже довольно длительный. Суммы, указанные в справке, будут также учитываться при расчёте. Также такая справка нужна, если новый работник получает имущественный вычет и ещё не полностью израсходовал сумму дохода для его предоставления.
Характеристика с последнего места работы.
Эта бумага, особенно, если она составлена в положительном ключе, повышает шансы соискателя на трудоустройство по новому месту работы. Этот документ актуален в том случае, если соискатель меняет место работы.
Если новый сотрудник не проживает в регионе трудоустройства, от него могут потребовать временную регистрацию;
Документы о семейном положении и наличии у соискателя детей.
Эти документы необходимы для оформления этому сотруднику социальных вычетов на детей и жену. Кроме того, некоторые работодатели предоставляют семейным дополнительные льготы. Например, если сотрудник является многодетным отцом, он может оформить ежегодный отпуск в любое удобное для него время года. Но копия его свидетельства многодетного отца должна быть подшита в его личное дело.

Есть ещё и дополнительные документы, которые могут потребоваться только при трудоустройстве на некоторые вакансии — это:

Медицинская книжка.
Она нужна работникам торговли, дошкольных и школьных учреждений, других специальностей. Она должна быть оформлена в медицинском учреждении, которое имеет соответствующую лицензию на оказание таких услуг.
Справка из МВД о том, что данный соискатель не имеет судимостей.
Такая справка нужна педагогическим работникам, соискателям на государственную или муниципальную службу, а также на некоторые должности.
Патент или разрешение на работу.
Эти документы нужны иностранным гражданам стран бывшего СНГ.

Все эти документы соискатель должен иметь при себе. Проще всего тому, кто трудоустраивается впервые. Ему не нужно собирать такой пакет документов. Ему будет нужно только паспорт и документ об образовании, если того требует вакансия. Другие документы будут оформляться работодателем.

Если работник устраивается на муниципальную службу, то он также должен предоставить:

cведения о своих доходах за год, который предшествует году оформления на должность;
cведения о своих постоянных расходах;
cведения об имеющемся в собственности имуществе.

Такие же сведения соискатель на муниципальную должность должен предоставить о своём супруге, а также о несовершеннолетних детях. Сведения из представленных новым сотрудником документов будут перенесены в трудовой договор и в его личное дело.

Документы при приеме на работу Видео

Ст. 66 ТК РФ определено, что ведение работодателем трудовой книжки сотрудника должно начинаться после того, как последний проработает у него пять дней, если, конечно, профессиональная деятельность у данного нанимателя для трудоустраиваемого является основной.

Если человек трудоустроен в данном предприятии впервые, вноситься соответствующая отметка в его трудовую книжку должна в его присутствии, в срок, не превышающий неделю с даты составления контракта.

Прием организацией от трудоустраиваемого трудовой книжки сопровождается произведением соответствующей отметки в книге учета не позже, чем через неделю после начала исполнения возложенных на него должностью обязательств.

Распоряжение о приеме на работу

Разбирая вопрос о том, какие документы оформляет работодатель при приеме на работу, необходимо рассмотреть процедуру составления приказа о трудоустройстве, который издается, исходя из содержания заключенного контракта.

Все подобные распоряжения регистрируются в «Книге регистрации приказов», ведение которой осуществляется кадровиком. Этот журнал должен быть пронумерован, прошнурован, заверен подписью руководителя и скреплен печатью предприятия. Данная книга представляет собой документ постоянного хранения и строгой отчетности.

Личная карточка

Форма личной карточки определена постановлением Госкомстата Российской Федерации от 05.01.2004 № 1, и ее заполнение входит в обязанности работников кадровой службы. Оформляются такие карточки на принятых на работу лиц на основании:

распоряжения (приказа) о трудоустройстве;
паспорта или другого удостоверяющего личность документа;
трудовой книжки;
свидетельства о страховании, изданного Государственным пенсионным фондом;
документов учета военнослужащих;
свидетельства о квалификации, образовании, наличии специальных навыков и знаний (в случае замещения должности, где потребуются специальная подготовка или знания).

Для отдельных случаев, в зависимости от специфики деятельности, действующим законодательством РФ предусмотрена возможность запроса работодателем дополнительных документов. Изменения данных о рабочем в его личной карточке заверяются подписью кадровика, который их вносит.

Лицевой счет

Постановлением Госкомстата РФ от 05 января 2004 г. № 1 утверждена унифицированная форма лицевого счета: № Т-54а «Лицевой счет (средствами вычислительной техники)», № Т-54 «Лицевой счет». Применяются эти формы для отражения ежемесячных выплат работникам зарплаты в течение рабочего года.

В крупных предприятиях лицевой счет открывается на каждого сотрудника, малые компании отдают предпочтение расчетно-платежным ведомостям, в которых сочетаются функции лицевого счета, платежной и расчетной ведомости рабочего.

Личное дело

Личное дело работника, представляющее собой совокупность документов, в которых приведены персональные данные рабочего и иная информация, связанная с его профессиональной деятельностью, может быть оформлено по желанию.

Законодательством порядок составления и ведения личных дел никак не регламентируется, с учетом чего все связанные с ними вопросы нанимателями решаются самостоятельно.

Исключением являются только личные дела госслужащих, порядок ведения которых утверждён Указом Президента РФ от 1 июня 1998 года № 640.

Официальное трудоустройство

Заключение трудового договора с соискателем является его официальным трудоустройством. Официальное трудоустройство – это порядок оформления граждан на работу, который установлен ТК РФ. А неофициальное – это фактическое исполнение гражданином трудовых обязанностей, но при этом такие работники лишены гарантий, предусмотренных трудовым законодательством. Неофициальное трудоустройство, к сожалению, сильно распространено в наши дни.

Официальное трудоустройство гражданина подразумевает под собой:

гарантированное получение вознаграждения за выполненную работу;
право на получение ежегодного отпуска и компенсации за него;
право на оплачиваемый больничный.

Кроме того, работодатель исполняет свои обязанности по отношению к официальному работнику:

делает отчисления на его будущую пенсию;
уплачивает взносы в фонды;
уплачивает налоги в бюджет.

Официальное трудоустройство происходит при следующих обстоятельствах:

соискатель пишет заявление, то есть изъявляет добрую волю трудиться именно у этого работодателя;
последний, в свою очередь, выпускает соответствующий приказ о зачислении данного соискателя в штат сотрудников;
на основании этого оформляется и подписывается трудовой договор;
работник должен ознакомиться с приказом, со своей должностной инструкцией, а также с другими локальными нормативными актами.

Именно после подписания сторонами трудового договора у работодателя возникают определённые обязанности по отношению к работнику. Чтобы избежать этих обязанностей, работодатель может предложить соискателю устроиться на работу нелегально, то есть неофициально. Кроме того, это поможет сэкономить работодателю на налогах, а работнику на страховых взносах в ПФР и другие фонды. Именно этими аргументами руководствуется недобросовестный работодатель, предлагая соискателю неофициальное трудоустройство.

Стоит понимать, что нелегальное трудоустройство сильно «проигрывает» легальному. Отрицательные моменты такой «работы»:

неофициальный работник лишён всех прав и гарантий. То есть он не может уйти на больничный или в отпуск. Кроме того, пособия по листу нетрудоспособности или за отпуск, даже если и выплачиваются, ничтожно малы;
нередко работодатель обманывает таких работников с заработной платой;
работодатель может придумать систему штрафов, что при официальном трудоустройстве недопустимо;
работодатель заставляет своих работников работать сверх нормы или по выходным, грозя им увольнением. При этом сверхурочная работа никак не оплачивается;
другие минусы, которые могут возникнуть в зависимости от вида деятельности работодателя.

Но это не означает, что «теневой» работник не может никак себя защитить. Государство разработало меры государственной поддержки и защиты таких работников. Довольно распространённая ситуация – трудовая деятельность, осуществляемая без трудового договора.

В ст. 67 ТК РФ сказано, что работодатель должен заключить со своим сотрудником трудовой договор в течение трёх дней с момента фактического допуска этого работника к его трудовым обязанностям. Если он этого не сделал, а работник свои обязанности продолжает выполнять, это приравнивается к фактическому заключению договора.
Поэтому «теневой» работник может подать в суд на работодателя, если последний нарушает его трудовые права. Но работник должен будет самостоятельно доказывать в суде, что он фактически осуществлял трудовую деятельность. Доказательствами могут служить аудио- и видеозаписи, показания свидетелей, подписи в различных ведомостях, приказах и актах.

Но не только факт трудоустройства придётся доказывать. Придётся доказывать и обещанный размер заработной платы, и срок, на который данный соискатель был принят, и другие обстоятельства. К каждому факту иска необходимы доказательства!

Дополнительные документы при трудоустройстве

Кроме списка документов, прямо прописанных в ТК, работодатель может потребовать от своего будущего сотрудника еще некоторые бумаги, предоставление которых прописано в федеральных законах, указах Президента и прочих нормативных актах.

Справка об условиях труда по основному месту работы — если кандидат устраивается по совместительству на место с вредными или опасными условиями;
Медицинское заключение о здоровье кандидата — если он устраивается в органы Наркоконтроля, если будущий работник несовершеннолетний, или он устраивается на гражданскую службу;
Справка о доходах и владении имуществом — если кандидат устраивается на гражданскую службу, и его должность внесена в установленный перечень, а также если он устраивается на замещение должности муниципальной службы, и она включена в соответствующий перечень.

Также есть документы, предоставление которых для будущего сотрудника не является обязательным, но при их наличии они дадут ему возможность воспользоваться льготами или компенсациями:

Справка о беременности — дает возможность женщине в положении воспользоваться льготами, предусмотренными в ТК РФ;
Справка о составе семьи — дает возможность воспользоваться дополнительными преимуществами, установленными ТК РФ;
Свидетельства о рождении ребенка — дает возможность воспользоваться вычетами по подоходному налогу. Подается вместе с заявлением о предоставлении детских вычетов;
Справки о доходах с прежнего места работы — дает возможность правильного расчета пособий. Они могут быть двух видов: 2-НДФЛ и справка о зарплате за два предшествующих года по форме 182н, на которую начислялись взносы. В первом случае такой документ дает возможность подтвердить ранее полученный доход на прежнем месте работы и пользоваться стандартными вычетами дальше у нового работодателя. Вторая же предназначена для расчета пособий по больничному листу, в случае наступления данного события.
Характеристику с прежнего места работы и автобиографию. Дополнительно помогу характеризовать сотрудника. Такие документы чаще всего просят в государственных структурах. В небольших организациях, как правило, такие документы не требуют.

Внимание! Для оформления личного дела, удостоверения или пропуска на предприятии кадровые специалисты могут попросить предоставить также фотографию работника 3х4.

Трудоустройство в полицию

Полиция РФ представляет собой комплекс государственных
структур, поддерживающих правопорядок в стране. Поэтому полиция нуждается не только в участковых, оперативных работниках и следователях, но и в бухгалтерах,
экономистах, электриках и даже поварах.

Также к службам полиции относится и налоговая, которой
нужны экономисты, а в некоторых городах — и экологи. В некоторых случаях те,
кто устраивается в отделы по работе с подростками, должны предоставить документ
о педагогическом образовании.

Так, в полицию может устроиться любой гражданин, имеющий
такое желание, независимо от того, какая у него профессия.

Человек, который устраивается в полицию, должен
предоставить:

Заявление о трудоустройстве на определённую должность.
Анкету.
Диплом или свидетельство об образовании.
Автобиографию (пишется на месте).
Военный билет (предоставляют только военнообязанные).
Справку об имеющемся имуществе и доходах.
Индивидуальный номер налогоплательщика.
Трудовую книжку.

Кроме перечисленных, могут потребоваться и другие
документы. Их перечень зависит от того, на какую должность устраивается
гражданин.

Устройство на работу электриком

Документы, необходимые для устройства на работу
электриком, предоставляются в рамках стандартного пакета документов,
предусмотренного Трудовым законодательством.

Устройство на работу по совместительству

Граждане, имеющие постоянную оплачиваемую работу, имеют
право на дополнительную подработку. Для этого необходимо заключить
соответствующий трудовой договор с работодателем на условиях совместительства.
Совместительство может быть:

Внутренним.
Внешним.

Внутреннее совместительство предполагает работу у работодателя по своему основному месту работы. Внешнее — работа на другого
работодателя на условиях совместительства.

При трудоустройстве по внутреннему совместительству
работник заключает с работодателем дополнительный трудовой договор, а работодатель подписывает соответствующий приказ.

Гражданин должен предоставить следующие документы для
устройства на работу по внешнему совместительству:

Паспорт.
Пенсионное свидетельство, которое необходимо для
возможности осуществления уплат соответствующих взносов в Пенсионный фонд.
Поскольку данный документ находится на основном месте работы, то с согласия
работодателя можно предоставить только реквизиты свидетельства.
Документ об образовании — по согласованию с работодателем
можно предоставить заверенные копии.
Трудовую книжку при поступлении на работу по совместительству не предъявляют, поскольку она находится на основном месте
работы.
При необходимости — медицинская справка о состоянии
здоровья.
Заявление о трудоустройстве, согласно законодательству,
является необязательным, однако, иногда работодатель может потребовать и этот
документ.
Разрешение на работу по совместительству, которое должен
дать работодатель с основного места работы. Следует отметить, что Трудовым
законодательством не предусмотрено предъявление данного документа, однако, его
также могут потребовать на дополнительном месте работы.

Видео о документы, необходимые для устройства на работу иностранным гражданам

Устройство на работу граждан Украины

Основные документы для устройства на работу гражданина
Украины предоставляются в том же порядке, как и для граждан РФ. Кроме основного
перечня, гражданин Украины, в зависимости от различных обстоятельств, должен
предоставить и такие документы:

Удостоверение беженца.
Свидетельство о том, что РФ предоставила гражданину
временное убежище.

Если гражданин Украины имеет трудовую книгу украинского
образца, то работодатель не имеет права вносить в неё записи. Поэтому на новом
месте работы трудоустраивающемуся выписывается новая трудовая книжка.

Собеседование

Именно на этом этапе трудоустройства реализуется большинство мошеннических схем рынка труда.

Обычно кандидату не нужно иметь при себе никаких документов — даже распечатанного резюме. Исключение составляют особо охраняемые и стратегические объекты — здесь вправе попросить паспорт для пропуска на КПП, не более.

Ни в коем случае не указывайте персональные данные в анкете соискателя, которую часто предлагают заполнить перед собеседованием работодатели-аферисты. Подробнее о возможных способах обмана соискателей здесь.

В случае если специалист по кадрам просит предоставить подтверждение об образовании, то есть принести диплом — запомните, отсканированной копии будет достаточно.

Какие нужны документы при приеме на работу

ТК РФ устанавливает обязательный перечень документов, которые будущему сотруднику нужно предъявить при трудоустройстве:

Удостоверение личности работника, например, паспорт. Также можно подавать при отсутствии его справку 2П.
Трудовая книжка — ее выписывают работнику при его первом трудоустройстве. Для этого он может самостоятельно купить такой бланк или же ему предприятие его выдает, а сотрудник компенсирует его стоимость. Если на работу устраивается совместитель, то наличие трудовой для него необязательно. При утере ее, работник может обратиться с просьбой о ее оформлении новым работодателем.
СНИЛС — страховое свидетельство при пенсионном страховании.
ИНН — свидетельство о постановке физлица на налоговый учет.
Военный билет — для состоящих на учете в военкомате. Вместо него может быть использовано приписное свидетельство. Это связано с тем, что на работодателе лежит обязанность по организации на предприятии воинского учета.
Документ об имеющемся образовании — его необходимо предъявлять только, если от кандидата на работу требуется наличие определенных знаний.
Справка об отсутствии уголовного прошлого — она предоставляется в строго определенных законом случаях.
Справка о прохождении медицинского осмотра – может требоваться в некоторых случаях.

Внимание! Если у сотрудника нет СНИЛСа или трудовой книжки при первом трудоустройстве, то компания может взять на себя обязанность по оформлению данных документов. Более подробно о перечне документов для трудоустройства читайте здесь.

Шаг после оформления для ИП Постановка на учет в органах

Если вы ИП и нанимаете работника впервые, то вам надо встать на учет как работодатель(в срок):

Т.к. уплата взносов перешла к ИФНС с 2017 года ИП-работодатели в ПФР не регистрируются (письмо от 31 января 2017 г. № БС-4-11/1628@). C 2017 года необходимо становится на учет в ИФНС как плательщик взносов(ЕССС) — вот заявление(новая форма с 18 фев. 2017 года). Хотя ФНС России в письме от 31.01.2017 № БС-4-11/1628@ указала что ИП как работодатели обязаны становится на учет только в ФСС. В ИФНС и ПФР налоговая сама поставит на учет.

Пенсионный фонд — 30 дней(было до 17 года).
ФСС — 10 дней.

Штраф — 5 000 руб. Если прошло больше 90 дней — 10 000 руб(одинаков и для ПФР и для ФСС).

Законодательством РФ предусмотрено право отказа в регистрации трудового договора по причине нарушения трудового законодательства, задолженности работодателя, заниженного оклада.

Если ИП уволил всех работников то безопаснее сняться с учета как работодатель чтобы не подавать нулевки. Однако суды всех инстанций считают что нулевки подавать ИП не обязан если нет работников(определение Верховного суда РФ от 4 октября 2016 г. № 308-КГ16-12410).

Мед. полис на сотрудника

Мед. полис нужно получить в страховой компании и выдать работнику. С 1 марта 2011 года, мед полисы работники оформляют самостоятельно.

Шаг 11. Учет рабочего временимногие не ведут

Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда Т-12 или Т-13

Госкомстат России утвердил для табеля учета рабочего времени две унифицированные формы — Т-12 и Т-13*. Отличаются формы тем, что Т-12 является универсальным вариантом, а Т-13 ведется, если в организации установлена автоматическая система контроля явок-неявок на работу (турникет). При этом данные заносятся в форму через компьютер. Чаще всего, конечно, используют форму Т-12, поскольку пропускные системы установлены далеко не во всех организациях.

Образец: Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда Т-12.xls — скачать документ бесплатно 122 кб.

Шаг 2. Заключение трудового договора согласно штатному расписанию

Трудовой договор

Трудовой договор это письменное соглашение между работником и работодателем.

Что обязательно следует указать в трудовом договоре:

Желательно в трудовом договоре указывать испытательный срок. Так будет проще уволить нежелаемого сотрудника.
В трудовом договоре обязательно должно быть прописано место работы сотрудника с указанием структурного подразделения.
Обязанности сотрудника в трудовом договоре должны быть прописаны четко и конкретно, либо составлены должностные инструкции (см. ниже).
Обязательно указывается размер зарплаты.
Описание режима труда и отдыха сотрудника.

В трудовом договоре может быть множество условий и обязательств но они не должны противоречить трудовому кодексу, иначе договор считается недействительным.

Трудовой договор бывает: на определенный срок (контракт, срочный договор), на неопреденный срок (такой чаще всего заключают). Если срок действия договора, заключенного на определенный срок, закончился, а сотрудник продолжает работать на предприятии, считается, что договор стал бессрочным.

Сотрудник должен расписаться на двух копиях трудового договора. Один — работнику, один-работодателю.

Гражданско-правовой договор

Физ.лицо можно нанять на работу только по трудовому, либо по гражданско-правовому договору. Выгоды последнего очевидны: не надо платить отчисления в ФСС, а также больничные и отпускные. Однако такой договор предполагает конечный результат труда, иначе может быть переквалифицирован в трудовой.

По гражданско-правовому договору всё точно также как по трудовому, только в ФСС не нужно платить, если это не прописано специально в трудовом договоре

Штатное расписание (не обязательно)

В случаях когда график работы отличается от общепринятого 8-часового дня, составляется штатное расписание. В трудовом договоре прописывается «оплата по штатному расписанию»

Если штатное расписание отсутствует то могут выписать штраф 60 000, на организацию и 5 000 на директора (ч.1 ст. 5.27.1 КоАП РФ.

Список источников

GorodRabot.ru
trudinspection.ru
podborkadrov.com
nazvania.net
kadrypro.ru
ipipip.ru