Трудоустройство первого сотрудника
Когда человек принимается на работу, имеющую постоянную основу, между ним и предпринимателем следует заключать трудовой договор.
Когда трудоустройство осуществляется на разовые или работы, носящие сезонный характер, необходимо оформить договор, имеющий форму гражданско-правового характера.
Далее работодателю следует обязательно зарегистрироваться в тридцатидневный срок после оформления договора в Пенсионном фонде, Фонде социального страхования и Фонде медицинского страхования. В этих учреждениях работнику присваиваются номера, необходимые для оплаты взносов.
После этих этапов проводится заполнение документации о приеме сотрудника на работу к ИП (индивидуальный предприниматель).
СПРАВКА: после трудоустройства первого работника далее проходить регистрацию в вышеназванных фондах не нужно!
Ошибка, которую категорически не рекомендуется допускать в разделе сведения о работе
Однако, есть особая категория ошибок, которую следует выделить из общей массы допускаемых неточностей в разделе, содержащем сведения о работе. И состоит она в следующем.
В соответствии с установленным порядком, ошибочную запись в разделе «Сведения работе» запрещено зачеркивать. Исправление должно производиться путем признания ошибочной записи недействительной. Например: «Запись за номером Х недействительна». То есть основным идентификатором ошибочной записи является ее номер, поэтому главное, в чем не рекомендуется ошибаться при внесении записи —} это ее номер.
Подобная ошибка в нумерации может повлечь за собой путаницу и существенные проблемы с исправлением неверно внесенных данных.
Внешний вид
Внешней вид документа, а также вкладыша, который к нему прикрепляется, тоже регламентирован, так как трудовая книжка – важный документ, имеющий юридическую силу.
Более подробную информацию об этом можно узнать, ознакомившись с постановлением Правительства «О трудовых книжках», изданным в начале января 2004 года.
Конкретные рекомендации в данном постановлении о том, как вести и заполнять книжку, практически отсутствуют. Поэтому некоторые положения, описанные далее, касающиеся внесения в книжку записей, приняты негласно и никакой законодательной базы под собой не имеют.
Правда, есть инструкция, выпущенная Минтруда 10 октября 2003 года за номером 69, в которой все же содержатся некоторые конкретные правила заполнения.
Если все доступные разделы для заполнения в трудовой заняты, нужно оформить для нее вкладыш, который будет заполняться точно так же, как и оригинал трудовой.
Нанимаемый сотрудник утверждает об отсутствии трудовой книжки вследствие ее утери прошлым работодателем
Для разрешения этого конкретного случая работник должен попросить у своего прежнего нанимателя выдать дубликат трудовой книжки. Период, за который можно подать заявление, не должен быть более 3 месяцев. Если же пройдет промежуток свыше данного времени, тогда прошлому работодателю придется выдать своему бывшему сотруднику справку о ведении трудовой деятельности на его предприятии. Именно в этой конкретной ситуации на гражданина может быть заведен новый документ.
Ситуация, когда работник теряет свою трудовую книжку после одного года с момента увольнения с предыдущего места работы, разрешается таким образом: он вправе также потребовать справку с той организации. Кадровая служба должна выдать документ, необходимый для подтверждения его трудовой деятельности, который заверяет прошлый наниматель при помощи подписи и печати компании. По завершении данной процедуры на работника можно заводить новый документ, оформляемый в процессе его принятия в другую организацию.
Заполнение трудовой книжки индивидуальным предпринимателем
Согласно статье 66 ТК РФ, любой работодатель, кроме физического лица, не являющегося индивидуальным предпринимателем, в обязательном порядке должен заводить трудовую книжку на сотрудников, которые проработали на него более пяти дней, и это место работы для них является основным. Индивидуальному предпринимателю стоит позаботиться о приобретении трудовых книжек и о назначении штатных единиц, которые в соответствии со своими полномочиями занимались бы ведением и хранением трудовых книжек работников.
Процедура оформления трудовых книжек индивидуальным предпринимателем.
На данный момент ИП проще простого поступить с новым сотрудником – выдать ему новую трудовую книжку и все. Трудности возникают с теми работниками, которые на момент внесения изменений в законопроект уже были приняты на работу.
Имеют место также ситуации, когда:
- сотрудник проработал на ИП уже некоторое время, но до этого нигде не был трудоустроен, то есть ИП стал его первым работодателем}
- человек, работающий на ИП, уже ранее был трудоустроен и имеет трудовую книжку.
И в первом, и во втором случае придется делать записи в трудовой книжке сотрудника. Многие ИП переживают из-за того, что в любом случае придется делать записи задним числом, опасаясь, что такие действия могут быть признаны незаконными.
Индивидуальным предпринимателем запись в трудовой книжке о приеме на работу придется делать, указывая фактическую дату принятия сотрудника на работу.
Важный момент: согласно правилам хранения и ведения трудовых книжек, в бланке трудовой книжки сотрудника необходимо указать:
- Полное наименование работодателя – физического лица.
- Дату принятия, должность сотрудника и другие, предусмотренные законодательством данные.
Часто предприниматели спрашивают: нужно ли указывать свой регистрационный номер или ИНН в трудовой книжке сотрудника? Юристы утверждают, что многие юридические лица, имеющие собственные реквизиты, не указывают эти данные при заполнении бланков трудовых книг своих подчиненных. Следовательно, ИП имеет право поступить подобным образом.
Напоминаем, что дата приема на работу должна указываться фактическая, то есть записанная в трудовом договоре. Считается грубейшей ошибкой, если дата приема на работу будет соответствовать не дате в договоре, а дате заполнения трудовой. Дело в том, что если поставить дату заполнения вместо правильной, то сотрудник может потерять предыдущие годы трудового стажа, что очень сильно отразится при оформлении больничного листа или социальных выплат.
Трудности при оформлении трудовых книжек
В жизни имеют место случаи, когда по разным причинам сотрудник отказывается предоставлять работодателю – индивидуальному предпринимателю свою трудовую книжку для заполнения. В этой ситуации у предпринимателя могут возникнуть два вопроса:
- Как в таком случае выполнить свое обязательство по заполнению бланка трудовой книжки сотрудника?
- Оформлять ли новый бланк трудовой книги для решения этой проблемы?
Во-первых, заводить новую (вторую) трудовую книжку работодателю не стоит. Закон не предусматривает оформление новой трудовой при наличии старой. Если трудовая уже не имеет пустых строк для заполнения, то в таком случае работодателем или уполномоченным сотрудником отдела кадров оформляется и заверяется вкладыш в трудовую.
Во-вторых, чтобы избежать административного наказания за отсутствие трудовой книжки у своего сотрудника, ИП имеет право составить специальный акт в присутствии нескольких свидетелей о том, что работник по определенным причинам отказывается от оформления на него бланка трудовой книжки.
Сотрудник устраивается к ИП впервые
Если сотрудник поступил на работу к ИП впервые, то работодатель обязан оформить на него новую трудовую книжку в соответствии с ныне действующими правилами и инструкциями по ведению, оформлению и хранению трудовых книжек.
В случае увольнения сотрудника в трудовой книжке также делается соответствующая этому событию запись с учетом некоторых специфических моментов, связанных с правовым статусом работодателя в лице ИП.
Как было раньше
Ранее гражданским и трудовым законодательством РФ предусматривалось, что любое физическое лицо может использовать наемный труд для удовлетворения собственных материальных или нематериальных потребностей. Например, ремонтные работы, наем нянь для детей и сиделок для пожилых или больных людей. Индивидуальным предпринимателям также разрешалось использовать наемный труд. Вопросы, связанные с оформлением и ведением трудовых книжек для своих сотрудников, предпринимателем не рассматривались.
Такое положение вещей своеобразно дискриминировало работников ИП. Это проявлялось в том, что сотрудник без трудовой книжки сталкивался в будущем с трудностями, связанными с подсчетом непрерывного трудового стажа. Также если сотрудник уходил от ИП в организацию, то есть от физического лица к юридическому, последнее отказывалось признавать общий трудовой стаж работника, учитывая те годы, в которые он трудился на частное лицо и трудовой книжки не имел. Сотрудник просто предоставлял трудовой договор с предыдущего места работы на ИП.
Новый работодатель, по ошибке считавший, что трудовой стаж фиксируется исключительно в трудовой книжке, просто отказывался рассматривать предъявленный трудовой договор как доказательство отработанных сотрудником лет. Ситуацию также усложнял и тот факт, что некоторые ИП забывают о том, что трудовые договоры со своими подчиненными нужно регистрировать в органах местного самоуправления.
Несколько лет назад в трудовом законодательстве РФ и вовсе существовали положения, запрещающие ИП оформлять трудовые книжки на своих сотрудников. Что касается сотрудника, то он в случае необходимости мог подтвердить свой трудовой стаж на основании документов, подтверждающих факт уплаты сотрудником всех страховых взносов в Пенсионный фонд.
Что представляет собой этот документ
Это официальный документ, в котором в полном объеме отражается рабочая деятельность гражданина, его заслуги на том или ином посту, фиксируется рабочий стаж.
Она необходима не только государственным органам, чтобы рассчитывать объем предоставляемых социальных льгот и размер пенсии, но и работодателям, которые благодаря записям в этом документе могут узнать все об официальной трудовой деятельности человека. Это позволяет оценить профессиональные качества, а также навыки, которыми гражданин обладает.
Оформление, заполнение, внесение изменений и корректировок в книжку регулируется не только положениями Трудового кодекса РФ, но и некоторыми нормативными документами профильного министерства.
Правила внесения записей общепринятые
Чтобы у контролирующих органов или новых нанимателей, которые должны столкнуться с данными, содержащимися в трудовой книжке, не было проблем с их изучением, следует придерживаться правил оформления, которые будут представлены далее.
- Цвет ручки, которой вносятся записи, может быть синий, черный или фиолетовый. Никакой другой. Тип ручки значения не имеет. Она может быть перьевой, гелевой, шариковой.
- Использование римских цифр исключается, разрешены только арабские.
- Числа записываются в стандартном формате – день, месяц, год.
- Общий язык оформления – русский. В РФ есть регионы, где местный язык приравнен к государственному. Тогда записи могут вестись и на нем при необходимости.
- Сокращения при заполнении также исключены. Все должности, документы и вообще любые слова нужно писать в полной форме.
- При приеме на работу у человека, ответственного за заполнение трудовых, есть пять дней, чтобы внести все данные; при внесении новых данных сотрудника – неделя; при увольнении гражданина с рабочей должности соответствующая запись вносится в день, когда сотрудник прекращает свои полномочия.
- У всех записей в трудовой есть свой порядковый номер.
Про последний пункт стоит сказать несколько подробнее:
- если организация меняет название, порядковый номер ставить не нужно;
- при создании копии трудовой запись о стаже не помечается порядковым номером, она не включается в систему счета;
- заголовки записей, которые вносятся в раздел, содержащий сведения о работе, так же не нумеруются.
При этом владелец документа обязан быть ознакомлен со всеми данными, которые были внесены/изменены/исправлены в трудовой, под роспись.
Документы для оформления
Чтобы зарегистрировать и внести запись в трудовую о приеме, человек, который трудоустраивается на должность, обязан предоставить определенный пакет документов, на основании который наниматель сделает соответствующую запись в трудовую.
В него входят:
- Документ, удостоверяющий уровень образования сотрудника.
- Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность гражданина.
Со стороны работодателя так же должен иметься набор бумаг, позволяющих внести запись, а именно:
- Устав фирмы или свидетельство ИП.
- Журнал учета книжек.
Также ему понадобится гербовая печать, которая официально подтвердит все записи, внесенные в трудовую при приеме на работу
Как заполнить титульный лист в трудовой книжке нового сотрудника
Если мы оформляем трудовую книжку новому сотруднику впервые, то сначала заполните ее титульный лист. На титульном листе запишите следующие сведения о сотруднике:
- фамилию, имя, отчество;
- дату рождения (число, месяц, год);
- образование, профессию, специальность (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки).
Фамилию, имя и отчество укажите полностью, без сокращений и замены инициалами. Полностью напишите и дату рождения. Записи сделайте на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность (например, заграничного паспорта, водительских прав, военного билета и т. п.).
Запись об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний вносите на основании диплома, аттестата и т. д. Варианты записи об образовании:
- основное общее (если сотрудник окончил девять классов);
- среднее общее (если сотрудник окончил 11 классов);
- начальное профессиональное (если сотрудник окончил профессионально-техническое училище);
- среднее профессиональное (техникум, училище, колледж);
- высшее профессиональное (университет, институт, академия);
- послевузовское профессиональное образование (аспирантура, ординатура, докторантура).
Если сотрудник не закончил обучение, в строке «Образование» титульного листа трудовой книжки можно сделать запись о неоконченном образовании соответствующего уровня (например, неоконченное высшее). Для этого сотрудник должен представить заверенный документ из образовательного учреждения (например, студенческий билет, зачетную книжку, справку и т. п.).
Такой порядок предусмотрен пунктом 9 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, и пунктом 2.1 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.
После того как внесете эти данные на титульный лист, укажите дату заполнения трудовой книжки и попросите сотрудника расписаться на специально отведенной для этого строке. Затем записи должен заверить своей подписью сотрудник, ответственный за выдачу трудовых книжек (инспектор по кадрам, начальник отдела кадров, бухгалтер и т. п.), с приложением печати организации или кадровой службы, если у нее есть своя печать. Об этом сказано в пункте 2.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.
Если компания отказалась от печати, она вправе не заверять документ штампом.
Вот образец заполнения титульного листа трудовой книжки нового сотрудника:
Список источников
- hr-portal.ru
- FB.ru
- www.glavbukh.ru
- moyafirma.com
Загрузка...